Hyvinvointialueiden seuraava kehitysloikka on työn yhdistävä digitaalinen alusta

Suomen hyvinvointialueet syntyivät valtavan muutoksen tuloksena. Lyhyessä ajassa rakennettiin ja yhdistettiin organisaatioita, toimintatapoja ja tietojärjestelmiä, jotka oli alun perin kehitetty erillään toisistaan. Rakenteiden uudistus oli välttämätön askel sote-palveluiden turvaamiseksi, mutta samalla se on tuonut näkyväksi uuden rakenteellisen haasteen: siiloutuneen toimintaympäristön. 

Monen hyvinvointialueen arjessa prosessit kulkevat sujuvasti yli organisaatiorajojen. Käytännössä tieto ei kuitenkaan seuraa mukana yhtä vaivattomasti. HR, talous ja IT toimivat omissa järjestelmissään, palvelupolut vaihtelevat yksiköittäin ja tieto on hajallaan eri lähteissä. Yksittäisen työntekijän tai esihenkilön näkökulmasta tämä tarkoittaa epäselvyyttä, turhia viiveitä ja ylimääräistä työtä. 

On tärkeää huomata, että ongelma ei yleensä ole teknologian puute. Päinvastoin – monilla hyvinvointialueilla järjestelmiä on enemmän kuin tarpeeksi. Keskeinen haaste liittyy siihen, että ratkaisuja on rakennettu yksittäisiin tarpeisiin ilman, että kokonaisuutta on johdettu yhtenäisesti. Prosessit pirstaloituvat, tieto liikkuu ihmisten eikä järjestelmien välillä, ja automaation sijaan syntyy manuaalinen tapa yhdistää asioita. Lopputuloksena syntyy tilanne, jossa organisaation läpinäkyvyys on rajallista, palvelun laatu vaihtelee ja henkilöstön kuormitus kasvaa.  

Tämän vuoksi tarvitaan uudenlainen lähestymistapa, jonka ytimessä on ajatus siilot yhdistävästä digitaalisesta alustasta. Alusta ei korvaa olemassa olevia järjestelmiä, vaan tuo niiden päälle uuden ohjaavan kerroksen. Se yhdistää eri toiminnot, ohjaa työnkulkuja järjestelmien yli ja mahdollistaa yhtenäisen käyttökokemuksen. 

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä ei joudu miettimään, missä järjestelmässä mikäkin asia hoidetaan. Sen sijaan kaikki tukipalvelut löytyvät yhden portaalin kautta. Työnkulut etenevät automaattisesti oikeiden toimijoiden kautta ilman, että käyttäjän tarvitsee siirtyä järjestelmästä toiseen. Rutiinitehtävät, kuten uuden työntekijän aloitukseen liittyvät toimenpiteet, hankinnat tai käyttöoikeudet, voidaan automatisoida kokonaan. 

Yhtä olennaista on läpinäkyvyys. Kun kaikki toiminnot kulkevat digitaalisen alustan kautta, syntyy yhteinen tilannekuva. Organisaatio tietää, missä prosessit ovat, miten ne etenevät ja missä mahdolliset pullonkaulat sijaitsevat. Samalla varmistuu myös säädöstenmukaisuus, kun jokaisesta päätöksestä ja toimenpiteestä jää jälki, jota voidaan tarkastella jälkikäteen.  

Digitaalisen alustan arvo konkretisoituu erityisesti konsernipalveluiden palveluprosessien kehittämisessä. Kun esimerkiksi uuden henkilön on-boarding prosessi tai vaikka teknisten palveluiden tuki mallinnetaan alustalle, tieto kulkee automaattisesti eri toimijoiden välillä. Prosessi ei enää pysähdy yksittäisiin vaiheisiin tai käsinvälityksiin, vaan etenee ohjatusti alusta loppuun. Samalla syntyy mahdollisuus monistaa toimintamalli muihin palveluihin, jolloin kehitystyö ei jää yksittäiseksi parannukseksi, vaan skaalautuu koko organisaatioon. 

Toinen hyvä esimerkki digitaalisen alustan konkreettisesta vaikutuksesta on lääkinnällisten laitteiden hallinta. Julkisuudessa on noussut esiin huolestuttavia havaintoja laitteiden ylläpidon puutteista. Fimean tarkastukset ovat osoittaneet, että monissa organisaatioissa laitteiden huolloissa, tarkastuksissa ja dokumentoinnissa on merkittäviä puutteita, jotka joissakin tapauksissaovat vaarantaneet potilasturvallisuuden. 

Digitaalinen alusta muuttaa tämän tilanteen perustavanlaatuisesti. Kun kaikki lääkinnälliset laitteet, niiden elinkaaritiedot, huoltohistoria ja häiriöilmoitukset keskitetään yhteen järjestelmään, syntyy reaaliaikainen tilannekuva koko laitekannasta. Automaation avulla laitteille voidaan määrittää ennalta huoltoaikataulut, kunnon perusteella käynnistyvät huoltopyynnöt ja hälytykset poikkeamatilanteista. Jokainen toimenpide kirjautuu automaattisesti audit-ketjuun, jolloin jäljitettävyys ja säädöstenmukaisuus varmistuvat. 

Vaikutukset näkyvät organisaation kaikilla tasoilla. Operatiivisesti manuaalinen työ vähenee ja prosessit nopeutuvat, mikä tarkoittaa henkilöstölle vähemmän hallinnollista kuormaa ja enemmän aikaa ydintehtäviin. Taloushallinto, henkilöstöhallinto, kiinteistöpalvelut ja logistiikka voidaan tuoda yhteen toimintamalliin, jota digitaalinen alusta ohjaa ja automatisoi. Johdolle taas syntyy parempi mahdollisuus tiedolla johtamiseen ja resurssien kohdentamiseen. Asiakkaalle tämä kaikki näkyy sujuvampana palveluna ja lyhyempinä viiveinä. 

Hyvinvointialueiden taloudellinen paine ei ratkea pelkillä säästöillä, vaan toimintatapojen uudistamisella. Digitaalista alustaa kannattaakin tarkastella strategisena investointina – ei yksittäisenä IT-ratkaisuna. Se muistuttaa rooliltaan perinteisiä ERP-järjestelmiä, mutta kohdistuu ennen kaikkea työn tekemiseen ja prosessien hallintaan.  

Kun työnkulkuja digitalisoidaan ja automatisoidaan, sama työ voidaan tehdä sujuvammin, laadukkaammin ja vähemmillä resursseilla. Lopulta kyse on siitä, että organisaatio toimii yhtenä kokonaisuutena, ei erillisinä siiloina. Tätä lähestymistapaa edustavat esimerkiksi ServiceNow’n kaltaiset alustaratkaisut, jotka kokoavat eri toimintojen työn yhdeksi ohjatuksi kokonaisuudeksi.