Lahden kaupunki etenee maltillisesti Copilot-käyttöönotossa
Lahden kaupunki ottaa tekoälyä käyttöön maltillisella ja järjestelmällisellä tavalla pilotoinnin ja testaamisen kautta. Hyvien kokemusten ja lupaavien tulosten jälkeen on luotu vahva pohja Microsoft 365 Copilot -hankkeen jatkolle. Tekoäly voi olla arvokas työkalu kaupungin työntekijöille, sillä se tarjoaa tehokkaita ratkaisuja monenlaisiin työhaasteisiin.
Lahden kaupungin tiimi tutustui Microsoft 365 Copilot-tekoälysovellukseen ensimmäisen kerran Vision & Value -työpajassa keväällä 2024. Fujitsun asiantuntijoiden vetämässä ja Microsoftin rahoittamassa kolmiosaisessa työpajassa lahtelaiset huomasivat tekoälyn potentiaalin ja tunnistivat mahdollisia käyttötapauksia. Lisäksi tiimit rakensivat liiketoimintatapauksen ja kehittivät strategian Copilotin käyttöönotolle.
Työpaja vahvisti Lahden kaupungin päätöstä aloittaa M365 Copilotin pilotointi. Aluksi Fujitsu kartoitti organisaation valmiudet uuden teknologian käyttöönottoon. Se tarkoitti muun muassa SharePoint- ja OneDrive-jakoasetusten analysointia sekä Teamsin tiimien yksityisyysasetusten tarkistusta.
Pilotointia Digivarttien ja työpajojen tahdissa
Parinkymmenen pilotoijan ryhmä ryhtyi syksyllä 2024 arvioimaan, kuinka Copilotin soveltuu Lahden kaupungin tarpeisiin ja mitä mahdollisuuksia se tarjoaa.
Fujitsun asiantuntijatiimi tuki pilotointia järjestämällä ryhmälle Digivartti-koulutuksia Copilotin perustoiminnoista. Digivartteja täydensivät käytännönläheiset työpajat, joissa esiteltiin vinkkejä hyvän promptin eli kehotteen muodostamiseen ja syvennettiin tietämystä Copilotin ominaisuuksista. Myös käytännön harjoituksia tehtiin runsaasti.
Fujitsun koulutusten lisäksi pilotoijat järjestivät keskenään lyhyitä tilannekatsauksia, joissa käyttäjät jakoivat kokemuksiaan ja havaintojaan Copilotin käytöstä.
Käyttö laajenee
Pilottivaiheen hyvät tulokset johtivat siihen, että alkuvuonna 2025 Lahden kaupunki päätti hankkia lisää lisenssejä ja laajentaa käyttöä uusiin yksiköihin.
”Pilottiin osallistuneet käyttäjät kokivat Fujitsun asiantuntevalla otteella pitämät Digivartti-koulutukset, ja erityisesti käytännönläheiset työpajat, hyödyllisinä Copilotin käytön opettelussa, joten halusimme tarjota samat koulutukset myös uusille käyttäjille”, Lahden kaupungin pääsuunnittelija Pasi Halme kertoo.
Käyttöönoton tukitoimet hieman yli 60 hengelle päästiin toteuttamaan Microsoftin rahoituksella, mikä mahdollisti laajan tuen ja resurssien hyödyntämisen.
Motivoituneimmat käyttäjät saivat ilmoittautua mukaan myös Champion-yhteisöön, jonka jäsenille Fujitsun asiantuntijat tarjosivat lisäkoulutusta ja tukea. Yhteisön jäsenten tehtävänä on neuvoa kollegojaan sekä toimia esimerkkinä ja innostaa muita käyttäjiä aktiiviseen Copilotin käyttöön.
Lisäksi Fujitsu järjesti pienelle kohderyhmälle osoitetun kaksiosaisen työpajan, jossa esiteltiin Copilot-agenttien toimintoja ja miten niitä voidaan rakentaa Copilot Studion avulla.
”Yhteisissä työpajoissa tunnistimme useita prosesseja, joita voisi automatisoida ja tehostaa Copilot-agenteilla. Ensimmäisenä päätettiin toteuttaa agentti, joka auttaa valmistautumaan palavereihin ja päättämään jatkotoimenpiteet. Tarkoitus on jatkaa agenttien testailua myös muihin prosesseihin”, Pasi Halme kuvailee.
Copilot antaa lisää aikaa
Copilot-tekoälysovellus on tuonut Lahden kaupungin käyttäjille ennen kaikkea lisää aikaa, kun rutiinitehtävien hoitoa voi tiivistää Copilotin avulla. Palautteissa mainittiin konkreettisia esimerkkejä:
- pitkiä sähköpostiketjuja pystyy tiivistämään
- tapaamisissa saa tehtyä helposti muistiinpanoja
- tekstien kieliopin voi tarkistaa
- tekstin saa käännettyä toiselle kielelle
- sähköpostien hakeminen helpottuu
- tiedostojen vertaileminen onnistuu
- keskeiset havainnot voi tiivistää muistiinpanoksi
Copilotin yleisarvosanaksi käyttäjät antoivat 7/10, mikä kertoo tyytyväisyydestä ja antaa uusia kehitysmahdollisuuksia tulevaisuudessa.