Hyvä pössis takaa onnistuneen projektin

Onnekseni olen saanut työurani aikana osallistua varsin moneen toimitusprojektiin ja kehityshankkeeseen, päästä oppimaan uutta sekä ennen kaikkea saanut tutustua ihmisiin nimikkeiden ja roolien takana.

Termi ”hyvä pössis” otettiin tuotekehitysjakson jälkeen käyttöön projektissa, jossa oli terve ja välitön ilmapiiri. Siitä muodostui myös eräänlainen sisäinen mittari: jos sprinttien retroissa kyseinen termi ei nouse esiin, on syytä epäillä, että jotain on vialla.

Projektitiimien ja sidosryhmien ikäjakauma on eri hankkeissa vaihdellut suuresti. Edustettuna on ollut useampia kansallisuuksia ja kulttuureja, tai sitten on menty kotimaisin voimin, jolloin muiden muassa käsitteissä ja termeissä on yleensä vähemmän väärinymmärryksiä.

Kokemuksieni perusteella olen sitä mieltä, että projektitiimin keskinäinen vuoropuhelu on elintärkeää projektin etenemiselle ja onnistumiselle käytettiinpä kommunikoinnissa mitä kieltä tahansa. Hyvä pössis syntyy kuin itsestään, kun viestintä toimii.

Soveltaminen sallittua

Erilaiset mallit ja tekniikat projektien läpivientiin ovat tärkeitä, ja on aina mietittävä mikä mihinkin tilanteeseen sopii. Mutta jos avoin keskusteluyhteys puuttuu, on melko yhdentekevää, miten hanketta vedetään – kaikkein parasta tehoa ei kuitenkaan saada irti ja kuti jää piippuun.

Ei ole myöskään aina pakko tehdä asioita orjallisesti jonkin oppaan mukaan vaikkapa SAFella ihan vain siksi, koska Linkedinin mukaan kaikki muutkin tekevät niin. Tiimi voi päättää yhteisvoimin, että soveltaminen johtaa tehokkaampaan yhteistyöhön ja parempaan lopputulokseen.

Avoimen dialogin merkitys on tässäkin olennainen:

• Toimintatapoja ja tekemistä voi sorvata yhteisesti juuri omaan projektiin sopivaksi ilman, että menetetään esimerkiksi ketterän kehittämisen ydinhyödyt.

 Avoin vuoropuhelu edistää innovaatioita

Avoimen vuoropuhelun ja hyvän kemian merkitystä projektitiimissä ei voi liioitella.  Kun jokainen voi jakaa ideoitaan vapaasti ilman "byrokratiakynnystä" ja tuntea itsensä kuulluksi, luovuus pääsee esiin ja esimerkiksi määriteltäviin toiminnallisuuksiin löytyy innovatiivisia ratkaisuja. Osallistaminen ja toimiva henkilökemia ruokkivat myös avoimuutta. Kun kaikki saavat aktiivisesti osallistua, vastuullisuus ja yhdessä tekemisen tunteet vahvistuvat ja ihmiset tukevat toisiaan.

Ihmisten mielipiteet, arvot, toimintatavat ja ajatusmallit eivät varmaankaan koskaan tai missään projektissa osu täysin yksiin koko tiimissä, mutta se kannattaa ottaa myönteisenä asiana. Toisten kunnioittaminen on ensiarvoista, koska mielestäni juuri yksilöt ja yksilöllisyys pitää nähdä voimavarana ja mahdollisuutena.

Projekteissa tulee väistämättä eteen myös heikompia vaiheita tai kiireisiä jaksoja, jolloin pinna voi kiristyä. Jos kommunikointi toimii, vaikeammista jaksoista tai konflikteista on helpompi luovia läpi.

Osapuolien kuuntelu, arvostaminen ja avoimeen vuoropuheluun kannustaminen toimii projektiryhmän lisäksi myös muutosjohtamisessa. Vaikka muutosvastarinta on ikävä sana, on se kuitenkin ilmiönä hyvinkin tyypillinen ja ymmärrettävä. Jotain tulee muuttumaan, toiset asiat paranevat ja jokin muutos otetaan ehkä negatiivisesti vastaan ja sekin on aivan normaalia. Uudistukset on kuitenkin helpompi hyväksyä ja nähdä niissä kultareunus, jos asioita ei vain sanella annettuna ilman mahdollisuutta mielipiteiden esittämiseen tai kommentointiin. 

Läpinäkyvää vuoropuhelua sisäisesti ja asiakkaiden kanssa 

Avoin viestintä myös varmistaa, että kaikki tietävät projektin tavoitteet eikä kenenkään tarvitse arvailla, että mitähän seuraavassa versiossa pitäisi tulla kehitysputkesta ulos ja miksi.  

Eritoten tilanteissa, joissa projektin toimiala on toimittajalle vieras tai tietämys ei ole aivan samalla tasolla asiakkaan kanssa, on ensiarvoisen tärkeää, että virtuaalinen rautalankakieppi voidaan kaivaa keskusteluissa esille ja alkaa vääntämään siitä teknisiä joutsenia parhaan ja halutun lopputuloksen saavuttamiseksi.

Fujitsun projektitiimit toteuttavat avoimuutta ja läpinäkyvää vuoropuhelua eri tiimien ja yksiköiden välillä. Siihen myös kannustetaan, jolloin keskustelukulttuuri ja ”hyvän pössiksen” tavoittelu siirtyy sulavasti talon ulkopuolisiin tilanteisiin ja hankkeisiin.

Entisaikojen toimintamalli ”management by per*ele” ei vaan enää kanna mihinkään. Se tuottaa vain tyytymättömiä ihmisiä, kireitä tunnelmia ja huonoja projekteja.