Vuoropuhelua, sitoutumista, kunnioitusta ja vastuullisuutta julkisiin hankintoihin 

Julkisia hankintoja tehdään Suomessa vuosittain noin 35 miljardin euron edestä. Hankintailmoituksia julkaistaan noin 18 000 joka vuosi. Useimmiten hankinta onnistuu mutta aina ei mennä kerralla maaliin. Markkinaoikeuteen yritykset tai yksityishenkilöt voivat valittaa hankintapäätöksistä, jotka he kokevat epäoikeudenmukaisiksi tai lainvastaisiksi. Vuonna 2022 markkinaoikeuteen avautui vireille 411 hankinta-asiaa.  

Julkisia hankintoja eli julkisen sektorin organisaatioiden, kuten valtion, kuntien ja kuntayhtymien, tekemiä ostotoimia säätelee hankintalaki. Sen tarkoitus on edistää avoimuutta, kilpailua ja tehokkuutta julkisissa hankinnoissa sekä varmistaa, että julkiset varat käytetään taloudellisesti ja vastuullisesti. 

Jokaisen hankintailmoituksen taustalla on valtava määrä työtä. Selvityksiä, keskusteluja, vaatimusmäärittelyjä, sopimusluonnoksia jne. Tavoitteena on, että hankinta onnistuu ja kilpailutettua palvelua tai tuotetta päästään käyttämään mahdollisimman sujuvasti.  

Prosessista tulee harmillisen usein itseisarvo – sen sijaan, että fokus olisi parhaimman lopputuloksen mahdollistamisessa. Tämä johtaa siihen, että jo valmiiksi pitkästä ja vaativasta prosessista tulee kaikille osapuolille entistä pidempi ja vaativampi. 

Pois vastakkainasettelusta 

Kokoonnuimme kesällä pohtimaan julkisten ict-hankintojen tilannetta sekä asiakkaan että toimittajan näkökulmasta. Edustava ryhmämme koostui valikoitujen kaupunkien hankintayksiköiden sekä tietohallintojen ammattilaisista. Meillä fujitsulaisina oli ilo ja kunnia tuoda esiin näkemyksiä toimittajan suunnalta. 

Ennen ensimmäistä kohtaamista myönnän epäilleeni, mihin suuntaan keskustelu meitä johtaa. Löydämmekö itsemme perinteisestä asiakas/toimittaja vastakkainasettelusta?  

Huomasin kuitenkin nopeasti keskustelun edetessä, että meillä on aidosti yhteinen tavoite: erinomaiset julkiset palvelut. Keskustelua tarvitaan, jotta ymmärrämme eri osapuolten näkemyksiä ja lähtökohtia.  Asioita pitää tarkastella asiaa useammasta näkökulmasta ja mielellään yhdessä. Omissa poteroissa mietitty ratkaisu ei välttämättä lennä kauhean pitkälle. 

Kesän jälkeen jatkoimme työtä ja kokosimme yhteen neljä pääteemaa ja toimintaohjetta, joiden avulla parannamme mahdollisuuksia onnistua julkisessa ict-hankinnassa. 

Periaatteemme julkisten hankintojen kehittämiseksi ovat: 

1. Hyödynnämme ja osallistumme aktiivisesti markkinavuoropuheluun 

• Markkinavuoropuhelut edellyttävät hankintayksiköiltä avoimuutta ja hyvää valmistautumista. 
• Toimittajille markkinavuoropuhelu on tärkein vaikuttamisen paikka, jossa on tilaa tuoda rohkeita ehdotuksia ja näkemyksiä ilman sitoumuksia. Kannustamme osallistumaan laajemman tiimin kanssa; myynnin lisäksi asiantuntijat, jatkuvista palveluista sekä juridiikasta vastaavat osaajat mukaan markkinavuoropuheluun. 
• Markkinavuoropuhelun perusteella olemme valmiita muuttamaan myös prosesseja ja toimintamalleja. 

2. Sitoudumme yhteistyöhön, prosessiin ja lopputulokseen 

• Autamme toinen toisiamme parantamaan laatua ja vähentämään virheitä palautteen avulla. Ymmärrämme, miten ja milloin hankintalain puitteissa on mahdollista kuunnella ja vaikuttaa milläkin tavalla. 
• Ratkaisukeskeinen palaute etukäteen (markkinavuoropuhelu) on yhtä arvokasta kuin ratkaisukeskeinen palaute jälkikäteen (voiton tai häviön jälkeen yhteinen keskustelu, mitä opimme).  
• Hyödynnämme parhaita käytäntöjä, viisaita teknologiavalintoja ja muualta saatuja oppeja. 

3. Kunnioitamme yhteisiä rahoja 

• Jo kilpailutusprosessissa sitoudumme yhdessä siihen, että kaikki tehdään yhteisillä verovaroilla ja hankintalakia kunnioittaen.   
• Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset haasteet varhaisessa vaiheessa. Emme käynnistä valitusprosessia turhaan, sillä se vie aikaa ja rahaa. Valitamme vain, jos on aidosti perusteltu syy yhteisten rahojen käytön ja oikeusturvan kannalta. 
• Jos häviämme kisan, häviämme reilusti. Mietimme ja kommunikoimme, miten kehitämme omaa palveluamme ja tapaamme toimia entistä paremmaksi ja kilpailukykyisemmäksi. 

4. Vastuullisuus ja tulevaisuuteen katsominen 

• Vastuullisuus ohjaa valintojamme, kumppanien rooli arvoketjussa on keskeinen. 
• Hyödynnämme teknologian mahdollisuuksia rohkeasti ja opimme niistä. 
• Tavoittelemme kumppanuutta ja sopimusrakennetta, jolla mahdollistamme hankintayksikön eteen tulevien kehitystarpeiden toteuttamisen. 

Vuoropuhelu, sitoutuminen, kunnioitus sekä vastuullisuus ovat teemoja, jotka nousevat vahvasti esiin.

Ajatus julkisen hankinnan kautta rakentuvasta kumppanuudesta lämmittää itseäni erityisesti. Nopeasti muuttuvassa maailmassa tarpeet muuttuvat ja palvelun aikana on kyettävä muuttuneisiin tarpeisiin vastaamaan. Ei ole mahdollista, että vain pitäydyttäisiin aikanaan tehdyissä vaatimusmäärittelyissä, vaan palveluiden on kehityttävä ja vastattava ympäröivän maailman muutoksiin sopimuskauden aikana. Kehityksen aikaansaamiseksi vaaditaan molemminpuolista tahtoa ja yhteistyökykyä eli kumppanuutta. 

Hyviä periaatteita, joita kannattaa noudattaa yleensä kaikessa toiminnassa ja myös julkisissa hankinnoissa. Vai mitä mieltä olette?