Viva auttaa ajanhallinnassa ja vie vaikka aurinkorannalle

Kiireisen päivän jälkeen kello neljä pääsee taas yllättämään. Mihin se päivä meni? Teinkö oikeita asioita? Meninkö kohti tavoitteitani ja tuotinko työnantajalleni arvoa? Olinko riittävän tuottava?

Tähän oravanpyörään olen pitkään miettinyt ratkaisua eli jotain struktuuria ruokkimaan järjestelmällistä puoltani. Valitettavasti kalenteria ei voi loputtomiin ruuvailla omaan rytmiin sopivaksi, mutta alkuun pääsee, kun kalenterista varaa aikaa omille tehtäville. Itse asiassa ”focus time” olikin ensi kosketukseni uuteen, työntekijäkokemukseen keskittyvään Microsoftin Viva-tuoteperheeseen.

Kalenterinhallinta on tärkeä taiteenlaji oman työtyytyväisyyden kasvattamiseen ja tehokkuuden optimointiin.

Optimoinnin osakomponentteja löytyy myös tilastoista ja datasta. Liikunnan ja urheilun aktiiviharrastajana mittaan suorituksiani urheilukellolla. Analysoin kuormitustani ja suorituskykyäni ja pyrin optimoimaan treenejäni sen mukaan.

Sama optimointi-innostus näkyy myös työssä. Saan Viva Insightilla tietoa siitä, kenen kanssa olen ollut eniten tekemisissä, miten olen työaikani käyttänyt ja olenko työskennellyt (itse määrittämieni) työaikojen ulkopuolella. Näistä saan käyttööni selkeät pylväsdiagrammit, piirakkakuviot ja muut visualisoinnit. Samalla saan eräänlaiselta työasioiden personal trainerilta palautetta edeltävistä viikoista ja vinkkejä, missä voisin parantaa ja mitä voisin optimoida.

Vivassa mukana olevat moduulit ovat niin olennaisia osia jokapäiväistä työtämme, että ihmettelen miksei tällaista ole ollut aikaisemmin. Kaikki hajallaan ollut tieto löytyy nyt koottuna teemoitettuihin moduuleihin ja ne integroituvat lähes täysin jo aktiivisessa käytössä olevaan Teamsiin ja Outlookiin.

Miten minä, oravanpyörässä pyörivä Business Owner, olen hyötynyt Vivasta? Tässä oma TOP 3:

1. Focus time – olen oppinut varaamaan kalenteriin omaa työaikaa, jonka Viva varaa ”Focus time”-merkinnällä antamieni reunaehtojen mukaisesti: ”kaksi tuntia päivässä, mieluiten aamupäivisin”. Se on auttanut keskittymään omiin tehtäviini ja saan rauhoitetuksi edes osan työpäivästä palavereilta.
2. Daily briefing – Joka aamu sähköpostiini tulee viesti, jossa on erinomaisia ehdotuksia palavereihin valmistautumiseen. Lisäksi saan muistutuksen vastaamattomista sähköposteista, kun tekoäly poimii minulle osoitetut viestit, joissa on kysymyksiä tai pyyntöjä. Näiden avulla moni muistin varassa oleva, jo unohtunut asia, tulee hoidettua.
3. Virtuaalinen työmatka – olen määrittänyt Vivaan työaikani päättymään kello 16.30. Tällöin Teamsiin tulee ilmoitus: ”Are you ready to wrap up?”, eli olenko valmis lopettelemaan tältä päivältä. Jos vastaan myöntävästi, niin Viva näyttää minulle ajankohtaisten tehtävieni tilanteen (M365:n Planner/ToDo) ja ehdottaa toimenpiteitä.
   
   Jotta kaikki ei olisi vain tehokkuuden maksimointia ja suorittamista, niin saadessani päivän niin sanotusti pakettiin pääsen virtuaaliselle työmatkalle esimerkiksi meditatiivisen videon parissa. Voin siirtää ajatukset vaikka kaukaiselle aurinkorannalle, jossa on mukavan lämmintä valkoista hiekkaa ja aaltojen kevyttä liikettä…

Jos Vivan tarjoamat mahdollisuudet ovat sinulle vielä vieraita, niin suosittelen tutustumaan. Osa Vivan sovelluksista ja toiminnallisuuksista sisältyy M365 E3/E5-lisensseihin. Kaikki yllämainitsemani hyödyt ovat käytettävissäsi jo näillä niin sanotuilla ilmaisversioilla, eli ne sisältyvät olemassa olevaan lisensointiin. Täyden hyödyn saat, jos hankif Vivan erillislisenssit. Tällöin mahdollisuudet ovat jo huomattavasti mainittuja suuremmat. Jos kiinnostuit, niin kerron mielelläni näistä lisää.