Ensitreffit alttarilla Geologian tutkimuskeskuksen kanssa
Geologian tutkimuskeskus GTK on ollut edelläkävijä ja suunnannäyttäjä, kun koko maailma on siirtynyt kohti huomisen työelämää. Tutkimuskeskus on edennyt pitkälle valtionhallinnon monipaikkaisen työn hankkeessa. GTK:n CIO Hannu-Pekka Polttila selvittää hankkeen tavoitteita ja tulevaisuuden näkymiä sekä mullistavaa toteutustapaa: julkishallinnon innovatiivista it-hankintamallia, jossa toimittaja ja asiakas astelevat rohkeasti ensitreffeilleen suoraan alttarille.
Mitä tulevaisuuden työ oikein tarkoittaa? Hannu-Pekka Polttilan mielestä tärkeimmät elementit ovat oma visio ja fiilis sekä luottamus ja innostus.
”Pandemiakin on osoitus siitä, että muutosnopeus kasvaa koko ajan. Jos haluamme tehdä Suomen parasta julkishallintoa, kankeaa kilpailuttamisen pelikenttää pitää muuttaa. It-palvelujen ja härpäkkeiden sijaan pitäisi ostaa elämyksiä ja vaikuttavuutta, eli sitä mitä niillä saadaan aikaan. Etukäteen määrittelyn perinteen voi hylätä ja kysyä suoraan asiakkaalta, mitä siellä tarvitaan.”
GTK parhaillaan toteuttaa monipaikkaisuuden visiotaan uuden, innovatiivisen hankintamallin avulla. Se on ratkaisumyyntiä, joka korostaa elämyksiä, vaikuttavuutta ja sitä, mitä hankinnoilla saadaan aikaan.
”Innovatiivinen hankintamalli on kuin ensitreffit alttarilla. Teemme parhaillaan ensimmäistä ketterää projektia valtionhallinnon edelläkävijänä. Olemme hylänneet perinteisen vesiputousmallin ja tarkat määrittelyt. Tämä on meille kaikille melkoinen poikkitieteellinen loikka, josta ei ole aiempaa kokemusta”, Polttila toteaa.
Elinkeinoelämä säätää GTK:n toimintaa
Äkkiseltään voisi olettaa, että pandemia tai poikkeustilanne eivät juuri vaikuttaisi GTK:n ydintoimintaan, joka on pääasiassa maastossa tapahtuvaa kenttätyötä. Hannu-Pekka Polttila kuitenkin korjaa tämän mielikuvan.
”Elinkeinoelämän vivahteet vaikuttavat suuresti toimintaamme. Lähes puolet budjetistamme koostuu vapaarahoitteisista projekteista eri puolilla maailmaa. Esimerkiksi malminetsinnän kannattavuus riippuu täysin mineraalien maailmanmarkkinahinnasta, joka taas on altis suhdanteille.”
Geologisen tiedon arvo on useita miljardeja. Maaperästä on kerätty dataa vuosikymmenten ajan, ja tiedossa ovat esimerkiksi pohjavesien sijainnit ja maankuoren mineraalikerrostumat. Tieto ei vanhene, mutta uuden tiedon kerääminen kehittyy myös jatkuvasti.
”Jos haluamme tietää esimerkiksi missä ovat tulevaisuuden akkumineraalit, pohjavesialueet ja geoenergian potentiaalia, pitää päästä pinnan alle”, Polttila tiivistää.
Henkilöstö teleportattiin kotiin
”Jos tiukka paikka tulee, verotoimistoa ei suljeta, mutta meitä ei ole mikään pakko rahoittaa”, Polttila vertaa.
”Tämän vuoksi meidän on pakko olla tiukasti kiinni ylihuomisessa. Lähdimme vuoteen 2020 rinta rottingilla uuden strategian ja osallistetun henkilökunnan voimin. Sitten saimme pandemiauutisia Kiinasta eikä pelikirjaa enää löytynytkään.”
Maaliskuussa 2020 kaikki pysähtyi ja GTK:n virkailijat teleportattiin etäkonttoreihinsa. Toimipisteiksi tuli 450 kotiosoitetta. Palaveripöydät ja kampaviinerit vaihtuivat mökin kuistiin.
”Totesimme heti, että meillä ei ole varaa jäädä tuleen makaamaan. Pohdimme, että olisiko pienempi riski jäädä tsiigailemaan milloin tämä loppuu, vai otetaanko isompi riski ja lähdetään tekemään uutta.”
”Tammikuussa 2020 olisi naurettu ajatukselle, että hei, siirretäänpäs koko
porukka etätyöhön. Sitten se tapahtuikin hetkessä. Muutos oli raju. Aiemmin kaikki tärkeät asiat hoidetiin kasvotusten ja matkustimme valtavasti. Ajelimme esimerkiksi Kokkolasta Espooseen vain yhtä kokousta varten”, Polttila mainitsee.
GTK:n uuden ajan pelikirja alkoi muotoutua, kun tutkimuslaitos käynnisti GTK 2.0 -muutosohjelman. Alusta pitäen siitä haluttiin tehdä koko valtionhallinnon pilotti, jota voidaan soveltaa.
Modernit it-palvelut GTK:lle
Osana toimittajien konsortiota Fujitsu toteuttaa GTK:lle monipaikkaisen työn ratkaisuja, joiden kautta henkilöstö saa käyttöönsä innovatiiviset toimintamallit ja moderneimmat palvelut. Alkuvuonna 2021 Fujitsun asiantuntijat ovat tuoneet panoksensa monipaikkaisen työn hankkeen teknologiastriimeihin.
Hankkeen myötä Valtori voi skaalata ratkaisuja kaikille asiakkailleen. Rakennamme Fujitsussa asiakkaillemme modernia työkulttuuria ympäri maailmaa ja lähtökohtana on aina ihmiskeskeisestä näkökulmasta toteutetut ratkaisut.
”Emme lähteneet tekemään kaikkea yksin, eikä vain omista lähtökohdistamme. Mukaan tuli myös kumppaneita, kuten Valtori, Senaattikiinteistöt, Fujitsu, Elisa ja Valtioneuvoston kanslia. Pilotti alkoi joulukuussa 2020 ja valmistuu kevään 2022 aikana. Kokemukset on määrä hyödyntää projektin jatkovaiheissa.”
Alusta pitäen GTK:lle oli tärkeää osallistaa mukaan niin asiantuntijat kuin oma henkilöstökin. Tarkoitus oli yhdistää erilaisia näkökulmia ja toteuttaa uutta projektimallia ketterästi. Ketään ei pakotettu mukaan, mutta tiettäväksi tehtiin, että kulttuurimuutos tulisi olemaan todella iso.
Tavoitteena oli edistää monipaikkaisuutta eikä sitoa työntekoa enää fyysisiin toimitiloihin. HR tuli mukaan osaamisen kehittäjänä ja viestintä tietoa välittämään. It-ratkaisut olivat tärkeässä roolissa, mutta hankkeesta ei ollut tarkoitus tehdä tietotekniikkavetoista, vaan sulauttaa kaikki osa-alueet samaan kattilaan.
Pandemia laittoi julkishallinnon mannerlaatat liikkeelle
Rohkeaa ja ennenkuulumatonta oli sekin, että ratkaisuja ei määritelty etukäteen. Polttilan mukaan hyvä tarina ja fiksut kumppanit tuottavat hyviä asioita ilmankin.
Innovatiivinen hankintamalli syntyi saman tyyppisestä ajattelusta kuin 2.0-hanke. Toteutettu kilpailutus koskee monipaikkaisuuden palvelukokonaisuutta ja Valtori toimii järjestäjän roolissa. Saatujen kokemusten perusteella rakentuu konsepti, jota voidaan laajentaa valtionhallinnon edelläkävijävirastoihin.
”Teemme tietääksemme valtionhallinnon ensimmäistä ict-hankintaprojektia tällaisella konseptilla. Olemme hylänneet perinteisen vesiputousmallin ja tarkat määrittelyt. Tämä on meille kaikille poikkitieteellinen loikka, josta ei ole aiempaa kokemusta”, Polttila huomauttaa.
Projektin seurannassa hanketiimillä on käytössä Teams Planner, jossa tehtävät eli taskit pyörivät.
”Pöhinää riittää. Taskit elävät jo omaa elämäänsä ja sitä on palkitsevaa seurata. Minun ei tarvitse puskea hommia eteenpäin, vaan voin siirtyä takavasemmalle ja seurata edistymistä. Aika ajoin toki vieläkin porukkana kipuilemme, kun ei ole valmista blueprinttiä. Toimittajat olivat alussa epätoivoisia ja kyselivät mitä me oikein halutaan. Siltikään emme lähteneet perinteiseen määrittelyyn. Uskon, että erilainen johtaminen johtaa parempaan lopputulokseen ja uuteen toimintakulttuuriin.”
Polttilan mukaan hankkeessa on saatu hyviä asioita aikaan ja suunta on oikea.
”Ehkä kaikki taskit eivät tuota tuloksia, vaan jotkut kaatuvat. Se ei haittaa, koska joukossa on myös tosi kovia juttuja. Olemme saaneet orgaanisen flown liikkeelle ja pelisuunnitelma on hiottu. Porukka pistää itsensä likoon, mistä seuraa hyviä tuloksia. Mutta on pidettävä mielessä, että muutostilanne on jatkuva. Hanskat eivät saa tippua käsistä.”
Hannu-Pekka Polttila: Onnistumisen avaimet innovatiiviseen hankintaan
- Tarvitset annoksen tiettyä hulluutta. Hyvät asiat eivät synny niin, että lähdet liikkeelle siitä, miten asiat kuuluisi tehdä.
- Kuuntele asiakkaita ja käyttäjiä, jotta tiedät mitä he haluavat ja toivovat.
- Samalla sinun pitää olla kuuntelematta muutosvastarintaa tai epäilypuhetta, jota ei aina ole helppo seuloa.
- Haasta itsesi ja tiimisi: haluatko olla teslatyyppinen toimija joka pilotoi, vai perustyyppi, joka toivoo että olemassa oleva kestää mahdollisimman pitkään.
- Hyväksy, että nopanheiton jännityselementti on aina olemassa. Nämä proggigset eivät koskaan tuota pelkkää kunniakierrosta, vaan aina voi myös mokata.
- Luo ympäristö, jossa kuitenkin voi mokata ilman kasvojen menetystä tai että homma pysähtyy, koska silloin kulttuuri voi muuttua aidosti. Sekin on tulos, jos joku ei toimi.
- Tiedosta, että muutos on tuskien taival, joka vaatii myyntityötä ja tuottaa kipuilua. Se on kuitenkin hyvää kipuilua, joka menee mukavuusalueiden reunoille ja jopa niiden yli.
Juttu perustuu CIO Hannu-Pekka Polttilan esitykseen Fujitsun julkishallinnon akatemiassa maaliskuussa 2021.