Maailma vuonna 1 AC: Hybriditöitä hybriditiimeissä

Trendipeutin sohvalta

Vuosi jälkeen koronan ilmestymisen työnteko on muuttunut hybridiksi.

Hybridi on osin huono sana, koska siinä on sisäänrakennettuna väliaikaisuus. Autoista puhuttaessahan se arkipäiväistyi ensin ja syntyi sellainen epäsana kuin täyshybridi. Pian hybridi-autot ovat ehkä jo katoavaa tekniikkaa, kun uusi teknologia vapauttaa meidät kokonaan vanhoista polttomoottoreista.

Käykö työn suhteen samoin? Työskentelemmekö pysyvästi osan aikaa etänä ja osan konttorilla ja työryhmissä tai kokouksissa on aina osallistujia paikalla ja linjoilla? Ja mitä sitten: näinhän työt on tehty jo ainakin 10 viime vuotta monissa kansainvälisissä yrityksissä?

Nyt tällainen työ on normia myös omassa paikallisessa lähitiimissä. Se on uutta, jos voidaan sopia pääasialliseksi työpisteeksi muu kuin toimisto yleisesti kaikille halukkaille tai hyväksytään ilman eri perusteluja jokin osa työpäiviä etänä tehtäviksi.

Jokainen yritys suhtautuu työn uusiin malleihin omalla tavallaan. Osa haluaa tai jopa vaatii, että muutama päivä viikosta pitää olla toimistolla, osa sallii täyden etätyön, osassa kaikkien on pakko olla työn luonteen takia suurin piirtein aina työnantajan tiloissa ja osalla ei edes ole omia tiloja.

Alamme siis ottaa tosissamme huomioon, että työt ja ihmiset ovat oikeasti erilaisia ja että tuottavuus tai tehokkuus eivät edisty istuttamalla työntekijöitä riveissä avotilojen päivittäin vaihtuvissa työpisteissä. (Näistä ollut viime kuukausina monia hyvä artikkeleita sekä suomalaisissa sanomalehdissä että tietenkin it-alan medioissa, ks. esimerkiksi

• Työelämän exit-suunnitelmassa pitää uudistaa muutakin kuin toimisto (HS 16.5.)
• How to Do Hybrid Right (HBR)
• Elokuussa palataan etätöistä toimistolle, mutta mikä muuttuu ja mikä säilyy? (HS 12.7.2020)
• 80 000 Fujitsun työntekijää siirtyy etätöihin – yhtiö aikoo puolittaa toimistotilansa Japanissa (HS 6.7.2020)

Näkökulmia työn uusiin malleihin ovat esimerkiksi

1. kuinka halukkaita olemme ottamaan uusia työvälineitä ja itsepalvelua käyttöön − muutoshalukkuus;
2. onko rooli tai tehtävä liikkuva vai hoituuko yhdessä paikassa − paikkasidonnaisuus;
3. yksilötyötä vai ryhmätyötä − viestintä;
4. käsitelty tieto salaista vai avointa − tietoturva; ja
5. onko työ sidottu tiettyyn ajankohtaan vai ei − tämän merkitys kasvaa voimakkaasti.

Lisäksi meillä jokaisella on oma taustamme ja työhistoriamme, yrityskulttuurimme ja yhteisömme. Siksi ehkä tärkeintä onkin, että emme luokittele ketään tai mitään jo etukäteen, vaan aidosti tutkimme asioita ensin. Työntekijöiden tarpeiden ja halujen vastainen työn malli voi johtaa helposti siihen, että tekijät etsivät toisen työnantajan ja nimenomaan sellaisen, joka sallii omanlaisen työtavan.

Yksi selkeä seuraus etätyöstä onkin ollut työpaikan vaihdon helpottuminen. On henkisesti paljon helpompaa irrota etätyötiimistä ja löytää uusi, enemmän omalta tuntuva tehtävä, kun ei tarvitse välittää fyysisestä työpaikasta. Osaavista tekijöistä kiinni pitäminen on siis yrityksille entistäkin hankalampaa ja tärkeämpää.

Työntekijäkokemus on otettava vakavasti

Mikä sitten muuttuu työympäristössämme tietotekniikan näkökulmasta?

Työntekijäkokemus on ollut keskiössä jo vähän aikaa, mutta käsite on laajenemassa. Ihminen ei ole enää vain työtä tekevä olento, vaan kokonaisuuteen vaikuttaa ammatillisen lisäksi henkinen, fyysinen ja taloudellinen hyvinvointi. Silti tuottavuuden varjolla tyrkylle tulee jatkuvasti uusia työvälineitä, joiden käyttöönotto omassa työssä on melkoinen urakka: mitähän kaikkiaan noin 30 erilaisesta M365-välpästä tähän tehtävään pitäisi käyttää, kun ennen pärjäsi muutamalla ohjelmalla? Työnteon helpottumisen sijasta seurauksena on turhautumista ja väsymistä. Näin ei saisi olla.

Palvelujen käyttöliittymät kehittyvät, jopa nopeammin kuin itse sovellukset ja se on hyvä. Keskustelevat, tekstiä tai puhetta hyödyntävät sovellukset (Conversational User Interface) ovat paljon luontevampia kuin kymmenien lomakekenttien täyttäminen. Erilaiset laajennetun todellisuuden lasit ovat olleet teknisesti käytettävissä jo vuosia, mutta niistä tuskin tulee vielä pitkään aikaa osa jokapäiväistä työtä perustoimistolla. Näytöt eivät häviä pöydiltä vielä pitkään aikaan.

Uusin mielenkiintoinen alue on käyttökokemuksen mittaaminen − miten saan selville kokemusperäisen tai tunnepohjaisen asian numeroina? Jo nyt kerätään valtavia määriä kovaa faktapohjaista dataa kaikesta mahdollisesta, mutta tällainen data ei esimerkiksi kerro, miten ihminen kokee jonkin asian, vaikkapa kahden sekunnin vasteajan.

Ainoa tapa mitata kokemusta onkin edelleen kysyä suoraan mitäs tykkäsit, anna arvosana? Se on kuitenkin huono mittari, koska ihmiset kokevat ja ymmärtävät asteikot eri lailla. Joten onko varmempaa seurata oikeasti erilaisilla tekniikoilla, miten ihminen kokee käytön eli analysoida kameran kautta kasvon lihasten liikkeitä, seurata puheen ja kirjoitetun tekstin sanojen sävyä, ilmaisutyyliä ja äänen korkeutta? Näinhän me teemme koko ajan, kun tapaamme muita − tulkitsemme toisten kehon kieltä ja myös erehdymme aika usein.

Tällaista käyttäjän reaktioiden seurantaa tehdään jo varsinkin sähköisen kaupankäynnin ja mainonnan alueella, jolloin esiin nousevat henkilön tietosuojaan liittyvät asiat. Yksi nopeimmin kehittyvistä teknologioista onkin tiedon analysointi kytkemättä dataa tiettyyn henkilöön.

Yksi mielenkiintoinen asia syntyy kaikista edellä käsitellyistä: tietotekniikka ei voi olla oma saarekkeensa, vaan tietohallinnon ja sen asiantuntijoiden on toimittava syvässä yhteistyössä varsinkin henkilöstöhallinnon kanssa. Jos IT ja HR eivät työskentele yhdessä, työn muutos jää vajaaksi, turhautuminen ja väsyminen vain kasvavat emmekä saavuta toivottuja parannuksia.

Osa tärkeistä asioista jää ensi kertaan. Trendipeutin sohvalla ihmetellään jatkossa muun muassa tietoturvan muuttumista, automaatiota sekä fyysisen tilojen kehittymistä.