Tehdäänkö teillä(kin) tyhmää työtä?

Jokainen meistä joutuu välillä tekemään puuduttavaa rutiinityötä, enkä itse ole millään tavalla poikkeus. Työskentelin aiemmin taloushallinnon tiimissä, jossa tehtäväni olivat luonteeltaan hyvin ad hoc-tyyppisiä. Ne sisälsivät myös paljon rutiininomaisia, kuukauden loppuvaiheen prosesseja, ja juuri silloin puuduttavat rutiinityöt iskivät silmille.

Joka kuukausi samat excelien pyöritykset, samat prosessit aina myöhässä, deadlainit painoivat päälle ja ylitöitä kertyi niin paljon, ettei niitä ehtinyt koskaan pitää pois.

Mistä löytää aikaa ad hoc -tehtäville? Makrot toimivat hyvänä ensiapuna ja myöhemmin löysin ohjelmistorobotiikan. Excel-jumppa jäi vähemmälle ja aikaa jäi oikeasti numeroiden tulkintaan.

Kuluuko huippuasiantuntijan aika copypasteen?

Kaikissa organisaatioissa tehdään enemmän tai vähemmän manuaalista työtä, joka on pakko hoitaa, mutta mitään arvoa se ei tuota. Tällaiset ”aivot narikkaan” -tehtävät sitovat paljon henkilöstöä ja niihin kuluu todella runsaasti aikaa. Kaikki aika on pois arvoa tuottavista tehtävistä.

Rutiinitöiden kuorma heijastuu usein myös henkilöstön tyytyväisyyteen. Ei ole tarkoituksenmukaista, että huippuasiantuntijat kuluttavat aikaansa copypaste-tehtäviin.

Onko tuttua?

• Sinulla on paljon monimutkaisia asioita hoidettavana, mutta rajallisesti aikaa
• Tarkistat ja muokkaat Excelissä useista lähteistä kertyvän toiminnanohjauksen datan
• Deadline painaa päälle, mutta et ole saanut dataa vielä edes käsiteltäväksi
• Raportin rakentamiseen kuluu tunti, mutta numeroiden tulkintaan jää kymmenen minuuttia
• Sinulla on ainainen kiire
• Kysyt itseltäsi: ”Tätä vartenko opiskelin kaikki ne vuodet?”

Nämä ovat hyvin tavallisia ja toistuvia tapauksia esimerkiksi talous- ja HR-yksiköissä kuukausittain. Datan käsittelyyn kuluu ajasta 90 prosenttia ja ajatustyölle jää vain murto-osa. Entä jos suhdeluvut olisivatkin toisin päin? Silloin olisi aikaa analysoida tilannetta syvällisemmin tai paneutua asiakkaan haasteisiin tarkemmin.

Tietotyötä voi automatisoida ohjelmistorobotiikalla

Teollisuudessa tehtäviä on automatisoitu jo vuosikymmeniä. Tietotyön automatisointi onnistuu yhtä lailla. Ohjelmistorobotiikalla (RPA) ja muilla automaatiovälineillä asiantuntijoiden aika vapautuu arvoa tuottavaan työhön.

Kaikkea ei toki voi automatisoida eikä rutiinityöstä päästä koskaan kokonaan eroon, mutta sen määrä voidaan olennaisesti vähentää.

Esimerkiksi Fujitsun HR on jo pitkällä automatisoinnin saralla, mutta uusien RPA kyvykkyyksien myötä löysimme yhdessä yli 20 uutta, automatisoitavaa kohdetta. Automaatioiden myötä aikaa vapautuu melkein kaksi henkilötyövuotta tarkoituksenmukaiseen ja tuottavaan työhön.

Olisiko teidänkin aika kartoittaa ”tyhmän” työn määrä organisaatiossanne ja tutustua automatisoinnin etuihin?