Räätälöinti vai uudistus − it-projektin suuri päätös

Tietojärjestelmäprojekteissa yksi keskeinen päätös liittyy siihen, minkälaisia vaikutuksia järjestelmällä on toimintaympäristöön:

1. Räätälöidäänkö käyttöönotettava järjestelmä nykyiseen toimintaympäristöön vai
2. Onko tarkoitus uudistaa toimintaympäristöä järjestelmää tukevaksi?

Päätös liittyy läheisesti siihen, minkälaisia hyötyjä muutoksesta on aikomus mitata ja kenen toimesta.

Turvallinen ja vähemmän riskialtis

Deduktiivinen, eli toimintaympäristön nykytilaan sopeutuva lähestymistapa lähtee liikkeelle toimintaympäristön tuntemisesta ja nykyisten prosessien ja järjestelmien huomioimisesta. Tämä lähestymistapa on usein turvallinen ja vähemmän riskialtis vaikutusten ollessa toimintaympäristöön vähäisiä.

Konkreettinen esimerkki deduktiivisesta lähestymistavasta on tietojärjestelmän päivitys uudempaan versioon tai siirtäminen pilvipalveluun sellaisenaan. Tällöin muutokset ovat yleensä pieniä ja järjestelmän toiminta on ennakoitavissa. Tällaisen muutoksen hyötyä voi mitata ensisijaisesti tekninen yleisö, kuten tietohallinto tai tuotantoyksikkö. Hyötyä voidaan mitata esimerkiksi tietoturvan parantumisena tai siten, että paikallisesta konesalista voidaan luopua ja sitä kautta säästää kustannuksia.

Sukellus uuteen

Toimintaympäristöä, kuten liiketoimintamallia, organisaatiorakennetta, prosesseja tai kulttuuria muuttava, eli induktiivinen lähestymistapa sen sijaan lähtee liikkeelle järjestelmän tarjoamista mahdollisuuksista ja niiden avulla löydetyistä uusista toimintatavoista.

Konkreettinen esimerkki induktiivisesta lähestymistavasta voisi olla uuden liiketoimintamallin kehittäminen ja sen tukeminen uudella tietojärjestelmällä uusien toimintamallien mahdollistamiseksi.

Tällaisessa tapauksessa muutos voi tarkoittaa myös joistain toiminnoista luopumista, jos vanha järjestelmä ja sen prosessit aiotaan ajaa lopullisesti alas. Muutoksen hyödyn mittaamisesta ovat kiinnostuneita niin tekninen- kuin liiketoimintayleisö, sillä muutoksen vaikutukset näkyvät herkemmin taloudellisten ja operatiivisten mittareiden lisäksi myös asiakas- ja henkilöstötyytyväisyysmittauksissa.

Tai sitten molemmat

Vaikka deduktiivinen ja induktiivinen lähestymistapa eroavat toisistaan, molemmilla lähestymistavoilla on oma paikkansa tietojärjestelmäprojekteissa ja kumpaakin lähestymistapaa voi hyödyntää esimerkiksi projektin eri vaiheissa.

Tehdyn päätöksen vaikutus on tärkeä ymmärtää, jotta voidaan tunnistaa myös ihmiset, joita muutos koskee.

Riippuen valitusta lähestymistavasta, teknisten asiantuntijoiden lisäksi voidaan tarvita myös osaamista organisaation muutoksen läpivientiin tai käyttäjien ohjeistamiseen. Näin voidaan parantaa muutoksen sujuvaa läpivientiä ja käyttöönoton onnistumista.