Prosessianalyysi sujuvoittaa Ruduksen henkilöstöhallintoa

Henkilöstöhallinnon moninaiset prosessit vaativat paljon resursseja, organisointia ja käsityötä. Esimerkiksi uuden henkilön luvitus työnantajan järjestelmiin edellyttää samojen tietojen manuaalista päivittämistä rutiininomaisesti useisiin paikkoihin. Se on hidasta ja virhealtista. Ruduksessa apuun valjastettiin prosessianalyysi ja siitä johdetut menetelmät, esimerkiksi RPA eli robotiikka.

Kivipohjaisia rakennusmateriaaleja valmistava Rudus ja Fujitsu ovat tehneet ict-yhteistyötä jo pitkään. Pari vuotta sitten useita Ruduksen materiaalinhallintaprosesseja automatisoitiin. Ohjelmistorobotiikan ansiosta henkilötyötunteja säästyi ja myös työtyytyväisyys parani.

Tämän jälkeen ict-palvelujen kehityspalavereita on pidetty kuukausittain ja myös HR-prosessit nousivat palavereissa esille. 

”HR-alueella prosessianalyysin kohteeksi valikoitui joiners-prosessi eli uuden työntekijän liittäminen eri järjestelmiimme – kuka sen tekee, missä järjestyksessä ja millä tavalla. Koimme, että nykyjärjestelmä on jäykkä ja hidas. Lisäksi tiedot jäävät tietyissä tilanteissa puuteellisiksi”, kertoo kehityspäällikkö Johan Mikkonen Ruduksen sisaryrityksestä Finnsementistä.

Ruduksessa uuden työntekijän perustaminen alkaa pyynnöllä muutostenhallintajärjestelmään. Tässä vaiheessa on mahdollista tilata aloittajalle laitteita, mutta ei esimerkiksi sovelluksia tai käyttöoikeuksia. Se onnistuu vasta tunnusten perustamisen jälkeen. Seuraavaksi henkilönumero päivitetään käsin HR-järjestelmästä puhelinjärjestelmään ja tunnustenhallintaan. Jos tunnus on oikein kaikissa kolmessa järjestelmässä, henkilötiedot päivittyvät oikein. Mutta jos uusi työntekijä ei saa työsuhdepuhelinta, tiedot eivät päivitykään automaattisesti.

Kun joiners-prosessi automatisoidaan, henkilön perustiedot syötetään järjestelmään vain kerran. Tämän jälkeen ohjelmistorobotti päivittää tiedot kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin automaattisesti. Robotti myös täyttää työsopimuksen ja lähettää sen tarkistettavaksi ja allekirjoitettaviksi rekrytoitavalle.

Ihmiskeskeinen lähestymistapa torjuu muutosvastarintaa

Ruduksen projektin alussa kaksi Fujitsun prosessikonsulttia haastatteli Ruduksen edustajia ja kartoitti automatisoitavan kokonaisuuden.

Ennen prosessiautomaatiovaihetta konsultti kuunteli työntekijöitä, johdon edustajia ja tietohallintoa. Korjattavia kohtia kartoitettiin yhdessä Leanin* ja Six Sigman** hengessä.

”Ihmiskeskeinen yhteistyömalli on tärkeä asiakkaalle, sillä automaatioratkaisut voidaan kokea uhkaaviksi muutoksiksi työpaikalla. Prosessikonsultoinnin avulla kartoitetaan, mikä toimii jo nyt hyvin ja missä automatisointi voi auttaa. Lopputuloksena saadaan prosessianalyysi, joka Ruduksen tapauksessa määritteli toteutuksen painopisteet”, kuvailee prosessikonsultti Paula-Maiju Rikkinen Fujitsusta.

HR:n joiners-prosessi on hyvin laaja, sillä se ylittää organisaatiorajoja. Jokainen yksikkö tunnistaa omat toimintamallinsa, mutta yksiköt eivät välttämättä tiedä mitään toisistaan ja muualla olevista haasteista. Eikä johdollakaan ole välttämättä prosessista kokonaiskuvaa.

”Kun toteutamme prosessin ”läpikävelyn” haastattelemalla eri osapuolia, saamme rakennettua prosessikuvan ja kartoitettua prosessin eri osien ongelmakohdat. Pelkästään haasteiden tunnistaminen ja sen jälkeen niiden korjaaminen tai poisto saattaa lyhentää läpimenoaikaa useilla päivillä”, Rikkinen toteaa.

”Kun kokonaisuus saadaan kuvattua, prosessia voi parantaa useilla Lean- ja Six Sigma -menetelmillä. Varsinaisia automaatiotyökaluja ei välttämättä edes tarvita, mikä jo itsessään on kaikista parasta automaatiota.”

Kohti roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa

Ruduksen HR-projektin kartoitus ja siihen liittyvät määritykset, haastattelut ja vaiheiden tunnistus on nyt toteutettu. Myös niiden pohjalta laaditut kehityssuunnitelmat on esitelty.

”Keskustelimme projektiryhmässä esimerkiksi roolipohjaisesta käyttöoikeuksien hallinnan tarpeesta. Tämä oli hyvä nosto projektin aikana”, Johan Mikkonen mainitsee.

Kevään 2023 aikana yrityksessä pohdittiin useampaan kertaan, lähdetäänkö ehdotettuja muutoksia toteuttamaan välittömästi, mutta lopulta toteutus päädyttiin jättämään myöhempään ajankohtaan.

”Tähän vaikuttivat osittain jo tiedossa olevat muutokset järjestelmiin, jotka vaikuttavat tähän prosessiin.  Suurella todennäköisyydellä palaamme kehityskohteisiin lähitulevaisuudessa järjestelmämuutosten yhteydessä.”

”Mielestäni Fujitsu toteutti projektin mallikkaasti ja erinomaisella kärsivällisyydellä, vaikka välillä kiireet painoivat päälle ja oli vaikeaa saada oikeat henkilöt saman pöydän ääreen. Esille nostetut kehityskohteet ovat pitkälti niitä, joiden kehitystarpeesta olemme samaa mieltä. Ratkaisuehdotukset oli pitkälti rakennettu robotiikan varaan, mikä on täysin ymmärrettävää projektin luonteen vuoksi”, Mikkonen toteaa.

----------

*Lean on johtamisfilosofia, joka keskittyy turhien eli lopputuotteeseen arvoa tuottamattomien toimintojen poistamiseen prosessista. (Wikipedia)

**Six Sigma on tilastotieteeseen perustuva laatujohtamisen työkalu. Perusajatus on, että prosessin virheitä on pystyttävä mittaamaan, ennen kuin sitä voi kehittää systemaattisesti. Six Sigmassa siis mitataan virheiden määrää ja selvitetään systemaattisesti, kuinka niitä voidaan poistaa. (Wikipedia)

• Rudus on kivipohjaisia rakennusmateriaaleja valmistava yhtiö. Rudus, Finnsementti ja CRH Finland kuuluvat kansainväliseen CRH-konserniin, jolla on toimintaa ympäri maailman 29 maassa. Rudus valmistaa muun muassa betonia, kiviaineksia, betonituotteita ja Finnsementti sementtiä. CRH Finland tuottaa yhteiset palvelut, kuten tietohallinnon ja palkanlaskennan, molemmille yrityksille.
• Yläkuva on otettu Iso-Robertinkadun työmaalta Helsingistä, kuvalähde: Rudus

--> Lisätietoa prosessikonsultoinnista: Paula-Maiju Rikkinen