Ohjelmistorobotti auttaa PHM Groupia datamigraatioissa

Fujitsu auttaa kasvuyhtiö PHM Groupia kytkemään konsernin uudet tulokkaat samaan ohjausjärjestelmään. Ohjelmistorobotiikka on osoittautunut oivalliseksi työkaluksi, joka helpottaa mutkikkaiden kokonaisuuksien haltuunottoa.

PHM Group on kiinteistönhuoltoon erikoistunut, yritysostoilla voimakkaasti kasvanut ja edelleen kasvava yritys. Ohjelmistorobottien tekemä työ on osoittautunut erittäin käteväksi tiedon siirrossa konserniin hankitusta yhtiöstä isompaan järjestelmäkokonaisuuteen. Konserni käyttää Salesforcea kiinteistönhuollon ohjausjärjestelmänään.

Jokaisen yrityskaupan jälkeen PHM:n haasteena on, miten integroida ostettu yritys omaan järjestelmään. Tämä vaatii vanhan järjestelmän tietojen siirtämistä uuteen, ja dataa on tyypillisesti paljon.

Kotikatu-kiinteistöpalveluyhtiön hankinnasta lähtien PHM:ssä on ollut käytössä ohjelmistorobotteja. Pari vuotta sitten PHM Group kilpailutti it-taloja. Tuolloin se päätyi hankkimaan RPA-palvelut Fujitsusta.

Fujitsu on RPA:n (robotic process automation) avulla muun muassa siirtänyt lähdejärjestelmästä datan uuteen järjestelmään tilanteessa, jossa tietokannan tietoja ei ole muuten saatu sellaisenaan luettua.

”Olen ollut hyvin tyytyväinen Fujitsuun. Meillä on käytössämme erinomainen tiimi, jonka kanssa homma on sujunut mukavasti”, PHM Groupin it-palvelupäällikkö Eve Heikkinen (vasemmalla) kiittää.

Paikallinen toiminta haastaa datamigraatioiden tekijät

”Kun kilpailutimme it-toimittajia, ydinhaasteenamme oli erittäin monimutkainen ja todella laaja yritysympäristö. Pelkästään Suomessa konserniimme on hankittu yli 50 erikokoista yritystä, joilla on kaikilla omat toimintatapansa ja myös it-järjestelmänsä”, Eve Heikinen kertoo.

PHM Group on arvojensa mukaisesti paikallinen yritys, joka haluaa auttaa yrityksiään paikallisesti. Erilaisia toimintatapoja on käytössä ympäri Suomen, ja jokainen tapaus on erilainen.

”Kun datamigraatioita tehdään tällaisella toimialalla ja toimintaympäristössä, jokainen järjestelmä poikkeaa toisesta. Ja vaikka ostajan ja ostetun järjestelmät olisivatkin samat, niitä kuitenkin on käytetty eri yrityksissä eri tavoin”, Eve Heikinen huomauttaa.

”Teoriassa voisimme integroida uuden yrityksen ilman datamigraatiotakin, mutta tällöin menettäisimme useimmiten paljon historiatietoa, joka on meistä hyvän palvelutason säilymisen kannalta oleellista”, toteaa liiketoiminnan näkökulmasta it-hankkeita paimentava projektipäällikkö Martin Mihkelson (vasemmalla).

”Yrityksemme tärkeimpiä arvoja ovat sekä asiakkaiden että henkilöstön tyytyväisyys. Vanhojen tietojen migraatio uuteen järjestelmäkokonaisuuteen on keskeistä, koska esimerkiksi asiakaspalvelumme on löydettävä tarvittava tieto nopeasti joka tilanteessa”, Eve Heikinen jatkaa.

Ketterä kehittäminen raamittaa arkista työtä

Pari vuotta sitten Eve Heikinen otti yhteyttä Fujitsun Head of RPA:han Petri Kuuselaan ja pyysi häneltä tarjousta RPA-palvelujen laajentamisesta. Kun tästä päästiin sopimukseen, PHM:lle jo tutut fujitsulaiset alkoivat tehdä asiakkaalle aiempaa enemmän työtä.

Työtä johtaessaan Eve ylläpitää Scrum-taulua joka hyödyntää ketterän kehittämisen menetelmiä, pilkkoo meneillään olevat työt sopivan pieniksi paloiksi ja auttaa ajoittamaan ne järkevästi. Eve myös kokoontuu yhdessä fujitsulaisten asiantuntijoiden kanssa joka toinen viikko ”sprint planningiin”, jossa porukka käy yhdessä läpi, mikä on valmista, mitä jo työstetään ja mitkä asiat ovat tulossa työn alle.

”Tiimi on ketterä, nopeasti pyyntöihin vastaava ja oma-aloitteinen”, Eve Heikinen kiittää. Oma-aloitteisuus on tärkeää siksikin, että taloushallintoon liittyviä vakioasioita pyörii koko ajan RPA-tekemisen taustalla.

Eve Heikiseltä migraatiot tulevat Martin Mihkelsonin pöydälle. Martin fasilitoi omaa liiketoiminnan kehitysboardiaan.

Tekoäly ei vielä hetkeen syrjäytä ihmistyötä

PHM Groupin yrityskokonaisuuden monimuotoisuus on osittain plussaa mutta samalla se on myös haaste. Lisäksi kaikissa it-projekteissa tulee yllätyksiä matkan varrella, ja niitä sitten korjataan vaikkapa tekemällä u-käännös kesken matkan.

”Ja mikään ei tietenkään poista ihmisfaktoria – olemme kaikki erilaisia. Ihmisten kanssa tässä tehdään töitä niin käyttäjät kuin ylläpitäjätkin prosessien, toimintatapojen ja johtamismallien määrittelemiseksi”, Eve Heikinen sanoo.

PHM Group ei ole vielä alkanut käyttää tekoälyä datamigraatioprojekteissaan.

”Koko ajan kuitenkin mietimme, miten voisimme sitä hyödyntää. Tekoälyyn verrattuna migraatio on hyvin suoraviivaista it-tekemistä. Joudun edelleen käymään itse manuaalisesti läpi, mitä dataa puuttuu ja mitä on järjestelmässä sisällä”, Martin sanoo.

”Eikä tekoäly vielä kelpaa mukaan esimerkiksi seulomaan GDPR-suojattua tietoa”, Eve lisää.

Selkeä strategia tukee suoraviivaista toimintamallia

It-hankkeet ovat ainakin julkisuudessa tunnetumpia epäonnistumisistaan kuin onnistumisistaan. PHM Groupin Eve Heikinen ja Martin Mihkelson eivät mieti sekuntiakaan, kun heiltä kysyy, miten it-hankkeiden sudenkuopista voi selvitä.

”Myös it-projekteissa olennaista on oma organisoitumisemme ja toimintamallimme, jossa yrityksemme selkeä strategia on suurena apuna. Ei yksinkertaisesti ole mahdollista pitää yhtäaikaisesti käytössä satoja eri järjestelmiä”, Martin sanoo.

”Meillä on tosi hyvä tiimihenki. Kollegojen kanssa on menty eteenpäin hyvällä fiiliksellä ja pidetty asiat asioina. Myös mahdolliset vastoinkäymiset ovat olleet vain asioita, jotka hoidetaan”, Eve sanoo.

”Olen hyvin iloinen Fujitsun tiimistä. Fujitsulaiset ovat joustavia, vastuullisia ja fiksuja. Yritän huomioida heidät ihmisinä enkä vain resurssina, josta maksamme. He ovat sopeutuneet hyvin meidän ympäristöömme ja kompleksiseen järjestelmäämme. He ovat myös tuoneet jatkuvasti kehitysideoita ja ovat aidosti kiinnostuneita tekemisistämme”, Eve kiittää.

Ohjelmistorobotiikka vauhdittaa järjestelmien yhdistämistä

Fujitsun RPA:lla tekemät migraatioprojektit rullaavat eteenpäin tasaista vauhtia. Yksi migraatio vie noin 1– 1,5 kuukautta, josta intensiivisin vaihe kestää 2+2 viikkoa. Samaan aikaan PHM:n tietohallinnossa tehdään toki kaikkea muutakin.

Konserni on jatkanut yrityskauppoja ripeää tahtia myös pandemiavuosien yli. Jossakin vaiheessa on mahdollista, että myös migraatiot PHM:n konsernissa Suomen rajojen ulkopuolella alkavat. Suomi on vielä suurin yksittäinen PHM-maa, mutta yhteenlaskettuina Ruotsi, Norja, Tanska, Saksa ja Sveitsi ovat jo ajaneet Suomen ohi.

Muissa maissa on kuitenkin paljon Suomea suurempia haasteita yhtenäistää järjestelmiä. Niissä asiaan on myös perinteisesti suhtauduttu aivan toisin kuin meillä. Suomessa on tapana integroida kerralla kaikki hankitun yrityksen toiminnot. Muualla maailmassa tämä tehdään yhä toiminto, esimerkiksi henkilöstöhallinto, kerrallaan.

Teksti: Satu Pelttari
Kuvat: PHM Group / Lassi Kaaria

Mitä on datamigraatio? Eri lähteistä saatavan datan yhdistäminen eli datamigraatio on yksi it-hankkeiden pahimmista pullonkauloista. Usein tiedonsiirto on vaikeaa tai data puutteellista eivätkä järjestelmät muutenkaan keskustele keskenään. Ohjelmistorobotit osaavat kuitenkin siirtää dataa hyvin erilaisten ja eri-ikäisten järjestelmien välillä. Tämä sujuvoittaa ja tehostaa migraatioita. RPA vaatii toimiakseen, että ohjelmistorobotille kerrotaan seikkaperäisesti, mitä sen pitää tehdä. Automaatioissa pyritään kuitenkin aina mahdollisuuksien mukaan käyttämään rajapintoja siten, että päästään ns. konepellin alta kiinni tiettyyn tietoon ja ytimeen

PHM Group on eurooppalainen kiinteistöpalvelukonserni, jonka tehtävä on pitää huolta ihmisistä pitämällä huolta heidän asuinympäristöstään. PHM Group muodostuu alan parhaista paikallisista yhtiöistä, joilla on samat arvot ja motiivit: yrittäjähenkisyys sekä reilu ja vastuullinen toiminta. PHM Group työllistää yli 13 000 kiinteistöpalvelujen ammattilaista Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Saksassa ja Sveitsissä. Konsernin liikevaihto vuonna 2023 oli 759 miljoonaa euroa. PHM Groupin omistavat Norvestorin hallinnoimat rahastot ja Interan rahasto yhdessä paikallisissa yhtiöissä toimivan johdon kanssa.