Ketterä malli tuo näkyvyyttä ja selkeyttä VTT:n it-palvelutuotantoon

VTT:n ja Fujitsun ketterän it-palvelutuotantomallin käyttöönotto alkoi keväällä 2021 ja nyt malli on vankasti tuotannossa. Kaikki ovat tyytyväisiä tuloksiin. ”Olen positiivisesti yllättynyt ketterän mallin toimivuudesta, tuntuu kuin olisimme löytäneet yhteisen jalokiven”, toteaa CIO Petri Kujala VTT:stä.

”Ketterän mallin käyttöönotto on meille erittäin merkittävä muutos. Tietääkseni se on myös ainoa laatuaan, sillä tässä laajuudessa ketterää mallia ei toteuteta missään muualla”, sanoo Adaptive Enterprise -hankkeen omistaja Saara Pajari Fujitsusta.

”Olen positiivisesti yllättynyt ketterän mallin toimivuudesta, tuntuu kuin olisimme löytäneet yhteisen jalokiven. Innovatiivinen lähestymistapa ratkaisee useita perinteiseen prosessiin liittyviä haasteita, joten halusimme lähteä kokeilemaan sitä. Kun perinteinen tikettimalli ja uusi ketterä malli yhdistyvät, ne ovat enemmän kuin osiensa summa. Ketterä malli osuu erityisen hyvin muutoshallintaan”, toteaa CIO Petri Kujala VTT:stä.

Kokonaistilanne selkeästi näkyvissä

Ketterässä mallissa tiimin tekeminen pohjautuu itseohjautuvaan työskentelyyn, jolloin päätöksenteko, työtehtävien priorisointi ja operatiivinen toiminta hoidetaan itsenäisesti tiimin sisällä. Osaamisen yhdistäminen yhteen tiimiin lyhentää työn siirtelyyn käytettyä aikaa ja nopeuttaa palautteen käsittelyä.

VTT on saanut it-projekteihinsa paremman näkyvyyden ja selkeämmän kuvan kokonaistilanteesta.

”Pystyn nyt vaikuttamaan projekteihin tehokkaammin ja projektin omistajan roolissani saan parempaa tukea Fujitsun tiimiltä. Aiemmin töitä hallittiin rinnakkain eri työryhmissä, ja asiat olivat hajallaan eri pöytäkirjoissa ja listoilla. Nyt saamme selkeämmän kuvan kokonaistilanteesta ja pystymme keskittymään paremmin juuri oikeisiin asioihin, kuvailee Product Owner Seppo Salminen VTT:stä.  

”Lisäksi uusi malli tarjoaa asiantuntijoille kanavan tiedonvaihtoon sekä keskenään että myös asiakkaan asiantuntijoiden kanssa. Siiloja saadaan purettua, kun asiantuntijat kommunikoivat ja tekevät töitä yhdessä. Yhteistyö tiivistyy ja on systemaattisempaa”, Salminen jatkaa.

”Toivon, että uuden mallin myötä saamme entistäkin parempaa palvelua ja VTT:n tarpeet tuntevaa asiantuntija-apua, jolloin tiimi pystyy myös proaktiivisesti kehittämään nykyistä palvelua sekä tuomaan uusia ratkaisuja ja palveluja käyttöömme”, Petri Kujala mainitsee.

Kehitys keskiössä

Fujitsun palveluprosesseista ketterään malliin ovat siirtyneet muutoshallinta ja projektit. Lisäksi mukana on ongelmien hallinnan prosessi (problem management).

”Sen kautta olemme saaneet tuotannossa havaitut ongelmat ratkaistaviksi saman ketterän mallin piiriin ja tukemaan ITILin mukaista tekemistä”, kertoo Squad lead Sari Reinikainen Fujitsusta. ”Laajempi näkemys ympäristön eri muutoksista selkeyttää ja helpottaa keskustelua ratkaisuista asiakkaan kanssa. Kun siilot poistuvat, niin yhteistyö tiimin kesken paranee. VTT:n pilotti on tärkeä edelläkävijä, josta ammennamme parhaat käytännöt myös muihin asiakkuuksiin.”

Jo lyhyen kokemuksen jälkeen Fujitsun tiimin ymmärrys asiakkaan liiketoiminnan tärkeimmistä tavoitteista ja priorisoitavasta tekemisestä on noussut kokonaan uudelle tasolle.

Tiimissä työskentely tuo myös asiantuntijat lähemmäs asiakkaan arkea, kun he pääsevät näkemään suoraan tekemänsä muutokset sekä niiden vaikutuksen ja hyödyt asiakkaan it-ympäristössä.

"Joka aamu pidettävät päiväpalaverit eli daily scrumit pitävät minut ja muut asiakastiimissä työskentelevät ajan tasalla jo tehdystä työstä ja tulevasta tekemisestä. Samalla ne antavat mahdollisuuden järjestää nopeasti selvityksiä kollegan kanssa, jos jonkun osaamisesta olisi kyseisessä tapauksessa apua. Ratkaisimme nopeasti esimerkiksi ongelman, joka koski verkkolevyjen yhdistämistä VPN-yhteyksien yli. Sovimme yhteisen ajan testaamiselle kollegan kanssa ja saimme haarukoitua mistä vika voisi johtua. Päädyimme muuttamaan VPN-profiilia VPN-asiantuntijan kanssa”, kertoo käyttötuen asiakasvastaava Aarni Kujanpää Fujitsusta.