GTK:n työskentelytavat mullistuivat getterästi
"Muutosohjelman ja Fujitsun asiantuntijoiden avulla onnistuimme nostamaan Teamsin, M365-työkalujen ja pilvipalveluiden käytön uudelle tasolle. Kun työntekijät saavat tarvittavan tuen, järjestelmiä voidaan hyödyntää kokonaisvaltaisemmin", kertoo GTK 2.0 -muutosohjelman tuoteomistaja Maria Eskola Geologian tutkimuskeskuksesta.
GTK:n toimintatapojen muutos käynnistyi toden teolla maaliskuussa 2020. Pandemian vauhdittamana organisaatio joutui pohtimaan, miltä tulevaisuuden työnteko näyttää. Alkoi GTK 2.0 − tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelma, jonka tavoitteena oli sujuvoittaa työntekoa uudessa hybridiarjessa esimerkiksi pilvipalvelujen ja kulttuurikehityksen avulla. Lisäksi tavoitteena oli toimia esimerkkinä ja innostaa uudistamaan koko valtionhallinnon työnteon tapoja.
“Yksi muutosohjelman konkreettinen tavoite oli aloittaa Microsoft 365 -ympäristön, erityisesti Teamsin ja pilvipalvelujen, kokonaisvaltaisempi hyödyntäminen”, GTK 2.0 -muutosohjelman tuoteomistaja Maria Eskola (oikealla) kertoo. “Yhteistyökumppanimme Fujitsun kanssa suunnittelimme henkilöstöllemme sopivat koulutukset ja tavat ottaa haluttuja sovelluksia ja ominaisuuksia käyttöön eri ryhmissä”, hän jatkaa.
Digivarttien kautta tuottavaan tiimityöhön
Uusien sovellusten ja järjestelmien käyttöönotto on aina suuri kulttuurin muutos, joka vaatii runsaasti viestintää ja valmennusta. GTK:lla järjestelmien käyttöönotossa oli tiiviisti mukana Fujitsun loppukäyttäjäkokemuksen kehittämiseen erikoistunut Employee Experience -tiimi.
Yhteistyö alkoi keväällä 2021 Digivarteilla, jotka nimettiin GTK:ssa GTK 2.0 -varteiksi. Ne ovat yksi Employee Experience -tiimin suosituimmista palveluista. Nimensä mukaisesti 15 minuutin tietoiskuissa asiantuntija esittelee yhden, tarkasti rajatun aiheen käyttäjille ymmärrettävällä tavalla. Aiheena voi olla esimerkiksi Teamsin ilmoitusasetukset. Vartin tietoiskun jälkeen osallistujat voivat esittää kysymyksiä.
Teamsin kautta pidetyt GTK 2.0 -vartit nousivat GTK:ssa heti suureen suosioon. Tilaisuudet olivat koko henkilöstölle avoimia ja niistä tiedotettiin intrassa. Lisäksi jokainen pystyy palaamaan tallenteisiin itselleen sopivana ajankohtana.
Ensimmäinen GTK 2.0 -vartti sai palautekyselyssä arvosanan 4,79, kun maksimi on 5. Maria Eskola uskoo, että hyvään tulokseen vaikuttivat ainakin vartin tehokas läpivienti sekä sisällön yksilöllinen räätälöinti asiakkaan tarpeiden mukaisiksi. Esimerkiksi materiaaleissa käytetyt kuvat on mahdollisuuksien mukaan poimittu GTK:n omasta M365-ympäristöstä, mikä tuo vaikeatkin asiat havainnolliksi ja tekee asian sisäistämisestä käyttäjälle helpompaa.
Yksilöllisyys ja ohjeistuksien räätälöinti takaavat onnistumisen
Koska Digivartti-malli toimi mainiosti, GTK päätti jatkaa niitä. Reilussa vuodessa Fujitsu toteutti lähes 40 GTK 2.0 -varttia eri aiheista.
Lisäksi pidettiin useita pidempiä koulutuksia, joita GTK:n tiimien vetäjät saivat tilata tiimiläisilleen tarpeen mukaan. Helppokäyttöisen tilauslomakkeen avulla he valitsivat koulutukselle haluamansa sisällön ja keston.
Koulutuksien aiheet vaihtelivat laidasta laitaan, Teamsin ominaisuuksien syvällisestä läpikäynnistä Wordin referenssiviitteiden hallintaan.
”Valitsimme aiheet henkilöstön toiveiden mukaan. On todella huikeaa, miten hyvin Fujitsun asiantuntijat pystyivät toteuttamaan GTK 2.0 -vartteja ja syvällisempiä koulutuksia täysin toiveidemme perusteella”, Maria Eskola kehuu.
Getterät kokeilevat ja esittelevät uusia ideoita
Maria Eskolan mukaan Fujitsun Employee Experience -tiimiläisten kanssa oli helppoa ja mukavaa kokeilla eri tapoja uusien työkalujen käyttöönottoon. Erityisesti pilottivuoden 2021 aikana uusia ideoita sparrailtiin yhdessä säännöllisesti.
“Oli ilo olla mukana ideoimassa erilaisia tapoja, joilla saadaan Teams tehokkaasti käyttöön. GTK:lla oltiin ihailtavan ennakkoluulottomia kokeilemaan uusia käytäntöjä”, kertoo asiantuntija Päivi Raateoja Fujitsusta. Tiimit toteuttivat yhteistyössä koulutusten lisäksi muiden muassa Yammerin vinkkiviikot ja Teams-etiketin.
GTK:lle perustettiin myös innostuneista käyttäjistä koostuva edelläkävijäyhteisö eli “Getterät”, joiden tapaamisissa käsitellään M365-työkalujen hyödyllisiä toiminnallisuuksia ja kokonaisvaltaisemman käyttöönoton etenemistä. Tavoitteena on kehittää yhdessä käyttöönottoa, koulutuksia ja pelisääntöjä.
Edelläkävijää kuunnellaan
Maria Eskola on todella tyytyväinen GTK 2.0 − tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelman tuloksiin.
”Onnistuimme nostamaan Teamsin, M365-työkalujen ja pilvipalveluiden käytön uudelle tasolle, jolloin järjestelmiä voidaan hyödyntää kokonaisvaltaisemmin."
Esimerkiksi Teamsin viestintämahdollisuudet ovat nykyään monipuolisessa käytössä, mikä tukee GTK:n tavoitetta avoimemmasta viestintäkulttuurista.
“Yhdessä luodut toimintatavat ja yhteiset pelisäännöt ovat tärkeä perusta uusien järjestelmien käyttöönotolle. GTK:lla näiden luomisessa onnistuttiin hienosti”, Päivi Raateoja komppaa.
Lisäksi Maria Eskola on ylpeä GTK:n saavuttamasta edelläkävijän asemasta julkishallinnon sektorilla.
“Se oli yksi tavoitteistamme. Olemme esitelleet useissa eri virastojen tilaisuuksissa muutosohjelmamme toteutusta ja tuloksia”, hän kertoo.
Maria Eskola toivoo, että GTK 2.0 -muutosohjelma inspiroisi myös muita virastoja uudistamaan työskentelytapojaan kohti joustavampaa ja tehokkaampaa työelämää. Myös luonto kiittää, kun työmatkailu on vähentynyt.
“Voin ehdottomasti suositella yhteistyötä Fujitsun Employee Experience -tiimin kanssa uusien järjestelmien käyttöönottoon ja kulttuurin muutokseen tähtäävissä hankkeissa. Yhteistyö oli joustavaa ja helppoa pätevien asiantuntijoiden kanssa”, hän summaa.
Teksti: Siiri Vallas
Lisätietoja: Päivi Raateoja, paivi.raateoja[at]fujitsu.com
» Ensitreffit alttarilla Geologian tutkimuskeskuksen kanssa
| Geologian tutkimuskeskus eli GTK tuottaa puolueetonta tutkimustietoa ja palveluja elinkeinoelämän ja yhteiskunnan tarpeisiin. GTK:n yli 400 asiantuntijaa ovat erikoistuneet mineraalitalouteen, kiertotalouteen, energia-, vesi- ja ympäristökysymyksiin sekä digitaalisiin ratkaisuihin. |