SARKK-palvelu sähköistää Salon arkistot

Net 2/2012,  12.9.2012

Kuntien Tiera Oy:n tarjoama SARKK-palvelu sähköistää kuntien arkistoinnin. Ratkaisu kattaa aineiston koko elinkaaren asiakirjan vastaanottamisesta aina asianmukaiseen hävittämiseen asti.

Asiakirjojen arkistointi on kaikkien Suomen kuntien perustyötä, joka hoidetaan monessa kunnassa edelleen käsityönä ja paperimuodossa. Keskitetty, sähköinen SARKK-arkisto on tarkoitettu aineistolle, jota kuntien on säilytettävä määräaikaisesti tai pysyvästi. Se tarjoaa turvallisen ja helpon tavan suoriutua arkistointivelvoitteesta.

Salon kaupunki pilotoi kuntien sähköisen arkistoinnin SARKK-järjestelmää maaliskuun alusta toukokuun loppuun 2012. Suunnitelmissa on, että sähköinen arkistointi olisi Salossa täydellä teholla käytössä parin vuoden päästä.

net212_sarkk

”Kaupungilla on tavoitteena sekä sisäinen sähköinen toimintatapa että kuntalaisten palvelujen sähköistäminen. Sähköinen arkistointi on osa sitä”, Salon kaupungin hallintojohtaja Irma Nieminen kertoo.

Salo hakee sähköisestä arkistoinnista säästöjä sekä tulevaisuuden tilatarpeita että henkilöstöresursseja ajatellen. Sähköistämisen vuoksi arkistotiloja ei tarvita pitkällä tähtäimellä nykyistä enempää eikä myöskään tarvitse palkata lisää henkilöstöä arkiston hoitamiseen.

Taustalla on myös kuntaliitos kymmenestä kunnasta yhdeksi kaupungiksi.

Nieminen katsoo, että järjestelmän hyödyt tulevat parhaiten esiin vasta pitkällä aikavälillä, mutta siihen voi mennä kymmenenkin vuotta.

”On pitänyt keksiä, miten pystymme palvelemaan kuntalaisia olemassa olevalla henkilöstöllä kasvaneessa kaupungissa. Ainoa lääke siihen on, että asiakirjat löytyvät nopeammin ja että asiakkaat voivat löytää niitä myös itse.”

Kuntalaiset hyötyvät

SARKK-palvelu tuo sähköistämisen edut myös kuntalaisten ulottuville. Julkisia asiakirjoja voi hakea sähköisestä arkistosta itsepalveluna suoraan kotikoneelta.

Tämä säästää sekä kuntalaisten että henkilökunnan aikaa. Nykyään julkisesta asiakirjasta pitää tehdä erikseen pyyntö, ja työntekijän on haettava se varta vasten arkistosta.

Koska Salo on ollut mukana projektissa pilotointivaiheesta lähtien, kaupungin henkilökunta on joutunut venymään. Samalla on vielä rakennettu kaupungin omaa järjestelmää sellaiseen kuntoon, että se soveltuu sähköiseen arkistointiin.

”On selvää, että pilotoinnin aikana vasta havaitaan asioita, joita pitää korjata. Toisaalta pilotoinnista organisaatio saa henkistä pääomaa. Hyötynä on myös, että on päässyt itse vaikuttamaan asioihin.”

Arkistointi reaaliaikaisesti

Tieran hankejohtajan Kristiina Häyrisen mukaan suurin kuntien saama hyöty SARKK-palvelusta on se, että erilaisista tietojärjestelmistä, kuten asianhallintajärjestelmästä, saa suorat liitännät SARKK-palveluun. Asiakirjoja saa tuoda arkistoon reaaliaikaisesti. Käyttäjiä helpottaa myös se, että arkiston järjestäminen jää pois, kun hävittämistoiminnot ovat helppoja.

”Haasteena on, että kunnalla pitää olla valmiina tiedonohjaussuunnitelma. Lisäksi käytössä täytyy olla oikeat versiot esimerkiksi asianhallinnan järjestelmistä”, Häyrinen sanoo.

Häyrisen mukaan SARKK on otettu pilottikunnissa myönteisesti vastaan, vaikka sähköiseen arkistointiin siirtyminen sen hyödyistä huolimatta on aiheuttanut myös epäilyksiä. Esimerkiksi tietoturva ja tietojen säilymisen varmuus ovat asioita, joita Häyrinen on läpikäynyt yhdessä asiakkaiden kanssa.

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2/2012,  12.9.2012

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn