Tiedolla johtaminen on ennen kaikkea ihmisten vuorovaikutusta

Net 2022,  13.6.2022

Tietoa on olemassa valtavat määrät ja lisää syntyy jatkuvasti. Mutta miksi tieto ei ole käyttäjien saatavilla? Miksi tiedon käsittely, jalostus, jakaminen, käyttö ja turvallinen tallennus eivät ole jokaiselle organisaatioille itsestäänselvyys? Miksi tietoa ei osata käyttää johtamisen tukena? Fujitsun kehitysjohtajan Suvi Albertin mukaan syitä löytyy sekä ihmisestä itsestään että teknologiasta. Inhimillisiä syitä on kuitenkin huomattavasti enemmän.

Suvi Albert

Suvi Albertin mukaan kaikki tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen hankkeet liittyvät valtaosiltaan ihmisten väliseen vuorovaikutukseen.

”Toimiva tiedolla johtaminen vaatii luottamusta, rohkeutta sekä turvallisuuden ja avoimuuden kulttuuria.  Tietojärjestelmien rooli on myös tärkeä mutta huomattavasti pienempi. Ihmislähtöisyyttä ei voi hankkeissa väheksyä eikä sitä pysty mitenkään välttämään”, hän toteaa.

Onnistuneen tiedonhallintaprojektin edellytys on Suvi Albertin mielestä kokonaisuuden ymmärrys.

”Hankkeissa pitää selvittää missä ja miten tieto syntyy, kuka tietoa tuottaa ja missä roolissa he ovat. Tiedonhallinnan prosessi kannattaa aina myös kuvata. Lisäksi tärkeää on määritellä konkreettiset ja mitattavat tavoitteet.”

”Organisaation on määriteltävä kuka sitä johtaa ja millä periaatteilla johtaminen tapahtuu. Perinteiset hierarkkiset linjaorganisaatiot ja niihin liittyvät johtamisopit eivät valitettavasti enää toimi, sillä nykymaailmassa tieto siirtyy organisaation sisällä ja eri verkostoissa matriisimaisesti.”

Johdolle sinkoilee vaatimuksia

Kun tieto on verkostoissa, johtaminen muuttuu aiempaa haastavammaksi.

”Johtajille sinkoilee erilaisia vaatimuksia monesta suunnasta.  Analyyttisuus ja moniulotteinen ajattelu sekä tiimi- ja prosessivalmentaminen ovat hyvän johtajan keskeisimpiä toimintamalleja myös tiedonhallinnan alueella.”

Teknologiset ongelmat voivat liittyä esimerkiksi järjestelmien käytettävyyteen.

”Tietoa ei yksinkertaisesti löydetä. Tieto voi myös olla ”väärässä” järjestelmässä, johon käyttäjällä ei ole pääsyä tai tietoa ei ole edes tuotu omalta koneelta muiden saataville”, Suvi Albert kuvailee.

Tiedolla johtamisen viisi porrasta

Tiedolla johtamisen hankkeen käynnistäminen kannattaa, sillä hyvin toteutettuna ja oikeiden kumppaneiden kanssa sen avulla voi saada kullan arvoisia hyötyjä.

Suvi Albert kuvailee, kuinka tiedonhallinnan hanke etenee viisiportaisen prosessin kautta:

1 Ensimmäisellä portaalla tietostrategia luodaan ja tieto pyritään ottamaan haltuun kokonaisvaltaisesti. On tärkeää pystyä erottamaan tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen. Tietojohtaminen on kivijalka, jonka avulla päästään tiedolla johtamiseen.
2 Toisella portaalla organisaation tieto otetaan haltuun. Tiedon johtamisen roolit määritellään ja luodaan prosessit tukemaan tiedon rakentumista. Tämän edellyttää selvitystä, mitä tietoa syntyy ja mitä hyötyä se tuottaa kenellekin.
3 Prosessi on puolivälissä, kun kolmannella portaalla tiedon analysointia pystytään jo hyödyntämään johtamisen tukena. Samalla organisaatio pääsee eroon irrallisista, siiloissa olevista kokonaisuuksista ja saa uudenlaisia hyötyjä dataa yhdistelemällä.
4 Neljännelle portaalle kipuaminen tuo lisää näkyviä tuloksia, kun tiedosta syntyy tietämystä. Johtaminen muuttuu jo ennakoivampaan suuntaan, mutta tiedolla johtamisen kautta voisi päästä vieläkin pidemmälle.
5

Viimeisellä portaalla organisaatio saa käyttöönsä ennakoivan tilannekuvan. Tiedon pohjalta syntyneisiin tarpeisiin pystytään reagoimaan proaktiivisesti ja välittömästi. Tässä vaiheessa myös tekoälyn hyödyntäminen on varteenotettava vaihtoehto, sillä sen avulla prosessiketjujen automatisointi tapahtuu nopeasti.

CaseM tarjoaa vankan tuen päätöksenteolle

Fujitsun CaseM on tiedonhallinnan kokonaisuus, jossa on seitsemänä itsenäistä moduulia. Ne ovat kuin legopalikoita, joita voi vaihtaa tai uudistaa. Järjestelmän elinkaari pitenee, kun uudistusta tai integrointia kaipaavan moduulin voi vaihtaa.

CaseM mahdollistaa täysin digitaalisen prosessiketjun, jossa tiedon käsittely pysyy samassa järjestelmässä koko sen elinkaaren ajan. Kun järjestelmän ulkopuolelta, esimerkiksi sähköisestä asioinnista, tulee viesti, se siirtyy asiakirjanhallintaan ja saa luokittelutiedot tiedonohjauksesta. Kun sähköisestä asioinnista käynnistynyt prosessi on käsitelty, se voi siirtyä päätöksentekoa varten allekirjoituspalveluun. Siellä voidaan hyödyntää esittelymenettelyä ja hankkia tarvittava määrä allekirjoituksia. Käsittely jälkeen viesti voidaan antaa tiedoksi lähettäjälle tai julkistaa intranetissä tai julkisesti.

Lisäksi CaseM:n avulla onnistuvat muun muassa kokousten järjestäminen etänä, äänestysprosessit ja arkistointi. CaseM on laajassa käytössä jo useissa kymmenissä suomalaisissa kunnissa, valtionhallinnossa sekä yrityssektorilla. 
Lataa esite

ot

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2022,  13.6.2022

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn