Näppärä arkisovellus toimii sairaalan johtamistyökaluna

Net 2020,  2.6.2020

Turun yliopistollinen keskussairaala käyttää näppärää johtamistyökalua, joka optimoi hoitohenkilöstön työtunnit eli auttaa hyödyntämään sairaalan henkilöstövoimavarat aiempaa paremmin.

Respa

Respa on kehitetty TYKSin lasten ja nuorten klinikalla yhteistyössä Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen ja Fujitsun kanssa. Ratkaisun on koodannut Fujitsun asiantuntija Esko Hagrén yhteistyössä ylihoitaja Outi Tuomisen kanssa. Helmikuussa 2020 Outi Tuominen väitteli tohtoriksi päivittäisen resursoinnin mallista vara- ja lainahenkilöstöä hyödyntäen.

“Hoitajat tekevät pääsääntöisesti kolmivuorotyötä, joka jo sellaisenaan aiheuttaa stressiä ja kovaa rasitusta. Hoitajien työtä rauhoittaa järjestelmä, jossa työvuorojen muutokset on helpompi ennakoida”, Tuominen sanoo. Järjestelmä on myös vähentänyt tarvetta käyttää sairaalan ulkopuolisia sijaisia, mikä vähentää henkilöstökuluja.

”Noin kolmen sadan hoitajan yksikössä säästyy helposti yhden tai jopa kahden hoitajan vuosipalkka, kun päivittäisen resurssoinnin mallia hyödynnetään tehokkaasti”, Tuominen sanoo.

Eroon käsityöstä, helpotusta kiireen keskelle

Yksiköt merkitsevät työkaluun käytettävissään olevat hoitotyön resurssit. Näin yksiköt voivat järjestelmän kautta varata itselleen tarvittaessa resursseja myös jostakin toisesta yksiköstä. Keksintö on kliinisesti merkittävä, koska hoitotyön lähiesimiesten suuri arkinen haaste on varmistaa riittävä hoitohenkilökunnan määrä ja osaaminen. Käsityönä tähän kuluu paljon aikaa ja vaivaa.

Käyttäjät kiittelevät järjestelmää, koska se on osoittautunut toimivaksi sairaalan kiireisessä arjessa. Keksintö osoittaa, että yksinkertaisilla ratkaisuilla voidaan saada aikaan tuntuvia säästöjä ja helpottaa lähiesimiehen työtaakkaa.

Järjestelmä on käytössä laajasti eri puolilla Suomea sillä sen on ottanut käyttöön kahdeksan eri asiakasta, joista kuusi on sairaanhoitopiirejä. Järjestelmä on myös aina räätälöity kunkin asiakkaan toimintaympäristöön sopivaksi. 

Näin järjestelmä toimii 

Respa-resurssivaraussovellus on tarkoitettu työvuorojen varaamiseen silloin, kun sijainen halutaan löytää nopeasti oman talon sisältä. Tarvittaessa sovelluksella voidaan myös vapauttaa osaston vakinaisia työntekijöitä muiden osastojen varattaviksi sekä tehdä varauspyyntöjä, mikäli tarvittavia resursseja ei ole käytettävissä. Järjestelmän on todettu synnyttävän merkittäviä säästöjä henkilöstön ja sijaisten palkkauskuluihin, ja pelkästään esimiestyötä säästyy jopa puoli päivää viikossa. 

Järjestelmän tiedot tallennetaan Microsoft SQL Server -tietokantaan ja käyttöliittymät on toteutettu Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmalla käyttäen makroja. Koska tiedot tallennetaan tietokantaan, Excel-tiedostoja käytetään pelkästään käyttöliittyminä eikä niitä tallenneta missään vaiheessa. Järjestelmässä tehtävät muutokset näkyvät myös kaikille käyttäjille reaaliaikaisesti. 

Henkilö- ja organisaatiotiedot luetaan järjestelmään automaattisesti asiakkaan henkilötietojärjestelmästä, ja varahenkilöille suunnitellut työvuorot luetaan työvuorosuunnittelujärjestelmästä. 

Järjestelmässä on omat käyttöliittymät pääkäyttäjille ja loppukäyttäjille. Pääkäyttäjät hallinnoivat varahenkilöiden työvuorotietoja ja loppukäyttäjät voivat varata varahenkilöitä, vapauttaa oman yksikön työntekijöitä muiden varattaviksi sekä tarvittaessa tehdä varauspyyntöjä, mikäli järjestelmästä ei löydy vapaita resursseja.

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2020,  2.6.2020

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn