Ohjelmistorobotti maksaa itsensä takaisin alle vuodessa

Net 2017,  13.11.2017

Ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) tekee tuloaan työpaikoille. Robotti on ihan kelpo työkaveri, vaikka se ei aamuisin huikkaa huomenia eikä siitä saa lounasseuraa.

Sosiaaliseksi olennoksi ohjelmistorobotti ei taivu, mutta sen sijaan se  ahertaa tauotta päivätolkulla ja hoitaa monet haukotuttavan pitkästyttävät rutiinityöt vaivatta ja virheettömästi. It-hankkeena robotiikkaprojekti on kevyt, sillä sovellusten rajapintoihin tai koodiin ei tarvitse koskea ollenkaan. Lisäksi RPA-ratkaisu voi maksaa itsensä takaisin jopa puolessa vuodessa.

Ohjelmistorobotti maksaa itsensä takaisin alle vuodessa

Ohjelmistorobotti ei ole yläkuvan kaltainen kädellinen vilkkuva olio tai edes näkyvä laite. Se on palvelimelle asennettava ohjelmistotyökalu, joka jäljittelee ihmisen hiirellä ja näppäimistöllä tekemää työtä it-käyttöliittymässä. Parhaita sovelluskohteita ovat toistuvat, säännönmukaiset ja rutiininomaiset työt, joita robotti painaa väsymättä vaikka vuorokauden ympäri.

Palkaton uurastaja tuottaa säästöjä ja tehokkuutta, jotka vaikuttavat muun muassa asiakastyytyväisyyteen. Henkilöstö saattaa kokea robotiikan uhkakuvana, mutta toisaalta se on myös tyytyväisyystekijä, joka automatisoi pitkästyttävät rutiinityöt. Virtuaalisen työvoiman ansiosta henkilöstö voi keskittyä kiinnostavampiin ja tärkeämpiin töihin.

"Robotti tuo tekemiseen joustavuutta. Robottiratkaisua on helppo skaalata, jos koko tietomassaa ei pystytä käsittelemään yhdellä robotilla. Isoistakin volyymeista selvitään yhdellä automaation rakentamisella ja robotin koulutuksella. Ohjelmistorobotiikka mahdollistaa digitalisaation, jos muut menetelmät ovat mahdottomia tai niiden toteutus ei ole järkevää", kuvailee ratkaisuarkkitehti Toni Korhonen Fujitsusta.

RPA integroi tiedon eri järjestelmistä

Robotiikan toteutukset ovat hyvin geneerisiä ja ratkaisut sopivat eri toimialoille ja aihealueisiin. Vaikka toteutukset ja kohteet ovat erilaisia, niille on yhteistä se, että tietoja käsitellään ja siirretään, mutta integraatio puuttuu.  Silloin ohjelmistorobotiikka voi auttaa.

Asiakkaat kantavat usein huolta siitä, miten robotti säilöö, näkee ja käsittelee arkaluontoisia tietoja. Ohjelmistorobotti on hyvin tietoturvallinen, sillä se ei jälkikäteen muista tai tallenna tekemisiään, toisin kuin ihmiset saattavat tehdä. Toisaalta palvelimen tietokantaan voi kerätä hyvinkin tarkkaa auditointidataa ja käyttää sitä analysointiin ja toiminnan kehittämiseen.

It-järjestelmiin tai sovellusten rajapintoihin ei ohjelmistoprojektihankkeessa tarvitse välttämättä koskea ollenkaan, vaan järjestelmiä käytetään sellaisinaan. Tämä pienentää toteutusten riskejä.

Projekti edellyttää muutosviestintää

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto muuttaa yrityksen prosesseja, tekemisiä ja rooleja, joten suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Yrityksen pitää aluksi pureutua prosesseihinsa ja miettiä niitä kokonaisuutena. Jos pelkkä prosessimuutos ei ratkaise ongelmaa, voidaan siirtyä miettimään miten automatisointi muuttaa ja nopeuttaa toimintaa. Mahdollisesti tarvitaan uutta osaamista ja on myös pohdittava miten automatisointi vaikuttaa tekemiseen, joka tapahtuu ennen automatisointia ja sen jälkeen.

Hyvä ja säännöllinen viestintä pitää muistaa, sillä kyseessä on projekti, joka vaatii muutosviestintää. Ihmisillä voi olla huolia ja turhautumista. Viestinnän tehtävä on sitouttaa henkilöstö, ottaa heidät mukaan muutokseen ja vähentää mahdollisia uhkakuvia.

Yleensä RPA-projekti käynnistyy pienehköllä pilotilla, jonka avulla organisaatio näkee konkreettisesti millainen muutos on kyseessä ja oppii uudet menetelmät. Pienen mittakaavan ansiosta tuloksiakin saadaan nopeasti ja se on hyvä motiivi jatkotekemiselle. Projektit voivat olla hyvinkin nopeita, mutta niiden tyypillinen kesto on pari kuukautta.

Pilotin kautta jatkuvaan ylläpitoon

Fujitsu soveltaa RPA-hankkeissa nelivaiheista XpressWay™-konsultointimallia, joka pureutuu kunkin asiakkaan ajankohtaisiin liiketoiminnan haasteisiin. Sen avulla projekti saadaan nopeasti liikkeelle. Aluksi etsitään oikeat prosessit automatisoitavaksi. Jos asiakkaalla on selkeä käsitys sopivasta kohteesta, voidaan tämän siirtyä jopa suoraan pilotointivaiheeseen. Kohde validoidaan ja työ käynnistyy. Pilotin tuloksena saadaan tuotantovalmis prosessi, joka voidaan viedä tuotantoon. Pilotin jälkeen suunnitellaan vielä toimintamallia isommassa mittakaavassa sekä myös palvelun valvontaa ja jatkuvan ylläpidon toimintaa.

”Osaava kumppani pystyy auttamaan nopeasti alkuun ja viemään asiaa eteenpäin. Samalla voidaan miettiä ratkaisun ylläpitoa ja hallintaa. Fujitsu tarjoaa robotiikkaa pilvipohjaisesti eli SaaS-mallilla käytön mukaan. Jos tietoturvavaatimukset edellyttävät palvelun sijaintia omassa konesalissa, sekin onnistuu”, kertoo Toni Korhonen.

Ohjelmistorobottiratkaisun takaisinmaksuaika voi olla jopa puoli vuotta mutta se riippuu hyvin paljon volyymista.

”Jos takaisinmaksuaikaa on laskettu, se on yleensä ollut muutama kuukausi tai puolisen vuotta. Jos löydämme heti hyvän pilotointikohteen, jonka volyymi riittää työllistämään robotin pitkäksi ajaksi, niin takaisinmaksuaika lyhenee huomattavasti.”

Esimerkkejä RPA-toteutuksista:

Kiinteistöpalvelu

Ongelma: Kiinteistöjen hallinnointia, ylläpitoa, vuokrausta ja myyntiä hoitava yritys on kirjannut palvelupyynnöt käsityönä kahteen eri järjestelmään, jotka eivät keskustelleet keskenään.  Kaikkia kirjauksia ei ehditty tehdä, joten tiedot eivät olleet koskaan täysin ajan tasalla.

Ratkaisu: Pilvipohjainen ohjelmistorobotti valjastettiin neljään eri prosessiin, joilla hoidettiin palvelupyyntöjen siirtoa ja myynnin järjestelmien ylläpitoa. Toteutus kesti 5 viikkoa.

Hyödyt: Roboteille pystyttiin mallintamaan enemmän tekemistä kuin ihmistyövoima oli ehtinyt tehdä aikaisemmin. Kustannuksia säästyy ja virheitä tulee vähemmän.

Iso kauppaketju

Ongelma: Ison kauppaketjun pitää luovuttaa lainsäädännön edellyttämiä tietoja viranomaisille. Raporttien luominen edellytti tietojen hakemista keskuskonejärjestelmistä, mikä oli hidasta ja vaikeaa kankeiden käyttöliittymien ja monivaiheisen keräysprosessin takia.  Raportteja koskeva kyselyt tulivat puhelimitse, sähköpostilla ja perinteisellä postilla. Volyymit olivat suuret, sillä viikossa piti toimittaa yli kolmesataa raporttia viikossa ja yhden raportin tekoon kului keskimäärin kaksi tuntia.

Ratkaisu: Raportointia varten toteutettiin nettilomake ja portaali, joihin ohjattiin eri kanavista tulleet kyselyt. Virtuaalitekniikka käy portaalista tulleen pyynnön perusteella hakemassa tiedot ja muodostaa raportin.

Hyödyt: Tietojen keräysaika lyheni kymmeneen minuuttiin. Huomattavasti nopeampi ei virheetön raportointi tuotti 80 prosentin kustannussäästön.

Terveydenhuolto

Ongelma: Sairaalan klinikan vastaanotolle tulevat potilaat täyttävät esitiedot sähköiselle tai paperilomakkeelle. Tiedot käydään läpi käsin ja paperilomakkeet skannataan. Hoitohenkilöstöltä menee aikaa lomakkeiden keräämiseen, tutkimiseen ja tietojen välittämiseen lääkärille.  

Ratkaisu: Virtuaalinen työntekijä käy yön aikana eräajona läpi kaikki sähköisen asioinnin kautta tulevat esitietolomakkeet, luo niistä pdf-lomakkeen ja liittää sen potilastietojärjestelmään, jolloin ammattilaiset näkevät tiedot suoraan sieltä.

Hyödyt: Potilaiden esitiedot ovat paremmin saatavilla. Robotilla menee lomakkeen käsittelyyn pari minuuttia, kun käsityönä se kestää ainakin kymmenen minuuttia. Tiedot siirtyvät automaattisesti osastojen välillä, jos sama potilas käy useammalla klinikalla. Ammattilaisten on myös helppo tarkastella kertyvää historiatietoa ja potilas näkee omat tietonsa Kanta-rekisteristä. Ratkaisu poistaa tietojenkäsittelyn viiveitä ja hoitohenkilöstö voi keskittyä omaan ammattiosaamiseensa järjestelmien naputtelun sijaan. 

Finanssiyrityksen toimittajarekisteri

Ongelma: Yritys päivitti käsityönä toimittajatietojaan. Jos mukaan tuli uusi toimittaja, uusi laskuttaja tai vaikkapa pankkitiedot olivat muuttuneet, tiedot piti päivittää SAPissa olevaan toimittajarekisteriin. Päivityksiä kertyi noin 40 vuorokaudessa ja niihin meni aikaa muutama tunti päivässä.

Ratkaisu: Virtuaalinen työntekijä käsittelee työjonon kautta kaikki laskut, jotka ostoreskontra vie päivitettäviksi.  Robotti käsittelee säännönmukaiset tapaukset automaattisesti. Epäselvät päivtykset robotti vie toiseen työjonoon ihmisten käsiteltäväksi.

Hyödyt: Robotti käsittelee yhden päivityksen alle minuutissa eikä tee virheitä. Tasatunnein tehtävässä ajossa robotti lukee sähköisesti saapuneesta laskusta tiedot ja syöttää SAPin toimittajarekisteriin SAPiin. Aikaa kuluu noin puoli tuntia muutaman kerran päivässä. Robotille mietitään parhaillaan lisää työkohteita.

Julkishallinto

Ongelma: Julkishallinnon yksikkö käsittelee yritysrekisteriotteita, jota koskevat pyynnöt tulevat nettipalvelun kautta. Pyyntöjä ohjataan säännönmukaisella prosessilla, jossa tiedot haetaan, tulostetaan ja toimitetaan asiakkaalle.

Ratkaisu: Ohjelmistorobotiikan toteutusprojekti tehtiin alle kahdessa viikossa. Käytännön toteutus kesti reilun viikon.

Hyödyt: Ratkaisun avulla saatiin yli 200 tunnin vuosittainen säästö. Yhden robotin työaikaa voi vielä kasvattaa, joten pilotin jälkeen etsitään lisäautomatisoinnin kohteita.

» Työelämää mullistava ohjelmistorobotti uurastaa väsymättä

ot

Lisätietoja
info@fi.fujitsu.com

Julkaistu Net-lehden numerossa 2017,  13.11.2017

Facebook  Twitter  Google  LinkedIn