Etätyö jatkuu pandemian jälkeenkin – miten sitä kannattaisi kehittää?

Teknologian avulla työnteko on jatkunut monella tapaa normaalin oloisesti pandemian keskelläkin. Etätyöt ja -opiskelut ovat sujuneet yllättävänkin jouhevasti, vaikka oikeiden ihmiskontaktien puute on heikentänyt monen hyvinvointia. Samalla olemme huomanneet, että osa työnteosta ei vain ole tehokasta tai mielekästä verkossa.

Tämä osaltaan alleviivaa sitä tosiasiaa, ettei teknologia itsessään tuo autuutta, eikä se voi korvata kokonaan ihmistä tai eläviä kontakteja. Oikein toteutettuna ja käytettynä se kuitenkin mahdollistaa aiemmin mahdottominakin pidettyjä asioita.

Mitä etätyöskentely ja erityisesti verkkokokoukset vaativat ja mitä niissä on otettava huomioon?

• Hiljaiset jäävät entistä hiljaisemmiksi ja dominoivat ihmiset vievät ilmatilan vieläkin tehokkaammin kuin kasvokkain tapahtuvassa kohtaamisessa.Nopeasti ajattelevat ja reagoivat saavat helpoiten äänensä kuuluviin. Puheenvuoron saadakseen pitää tunnistaa edellisen puhujan lauseen viimeinen sana ja alkaa puhua jo sen päälle. Tämä johtaa kuitenkin kilpalaulantaan ja kokouksen virtauksen jatkuviin keskeytyksiin, sekä ajatuksen katkeamiseen. Moni hyvä idea jää tämän vuoksi lausumatta, ja ajattelu polarisoituu tarpeettomasti. Tämä asettaa kokouksen johtamiselle entistä tiukemman vaatimuksen kaikkien osallistamisesta kysymyksin ja ennalta annetuin tehtävin.
• Tunnepitoisten asioiden käsittely verkkokokouksessa on erityisen vaativa laji. Sosiaalisessa mediassa tapahtuva ”keskustelu” todistaa, miten asiallisestakin ihmisestä kuoriutuu netissä häiriintynyt öykkäri. Kaikkinaiset digitaaliset välikerrokset heikentävät huonon käytöksen pidikkeitä. Sosiaalinen media riisuu ne tehokkaimmin, sitten sähköposti, pikaviestin, puhelin ja video vähiten.Ihmistä kunnolla näkemättä tulee oletettua asioita väärin ja kun ei pysty lukemaan toisen eleistä suhtautumista asiaan, jää empatia helposti vähemmälle. Näin päädymme suohon, jossa negatiivisia tunteita synnyttävien teemojen käsittely huonontaa tunnelmaa entisestään. Siltikään niiden käsittelemättä jättäminen ei ole vaihtoehto – näistäkin voidaan selviytyä videoyhteydellä ja antamalla kaikille halukkaille puheenvuorot.
• Suunnittelukokouksia on hankala toteuttaa verkossa. Niitä varten on toki kehitetty erilaisia apuvälineitä virtuaalitodellisuutta myöten, mutta fläppitaululle piirtämistä ja keltaisten lappujen ryhmittelyä seinälle ei voita mikään. Tämänkin voi toteuttaa digitaalisin apuvälinein, kuten Fujitsun co-creation-mallissa tehdään. Olennaista on samassa inspiroivassa tilassa toimiminen.Jos joudut pitämään suunnittelukokouksen verkossa, valmistele ja harjoittele se huolella, jotta siirtymiset ryhmätyötiloihin sujuvat, aikataulut pidetään ja tarvittavat materiaalit ohjeineen ja lopputuotoksineen ovat hyvin hallinnassa.
• Huonosti toimivat yhteydet vievät helposti huomion asialta. Ihminen stressaantuu, jos joutuu pinnistelemään ymmärtääkseen kuulemansa. Lisäksi väärinymmärtämisen riski kasvaa oleellisesti. Huolehdi laadukkaista yhteyksistä ja varmista ymmärtäminen. Summaa kokouksen lopuksi sovitut asiat.

Pandemian päätyttyä elämä ei ole enää entisellään, sanotaan. Tehdään uudesta normaalista aiempaa parempi ja ammennetaan meille pakolla syötetyistä opeista uutta polttoainetta entistä parempaan työelämään!