Orion ottaa tekoälyä haltuun yhteisöllisen oppimisen ja vertaistuen avulla

Lääkeyhtiö Orion pilotoi Microsoftin uutta tekoälysovellusta Copilot for Microsoft 365:a. Käyttöönoton askelmerkit laitettiin kuntoon Fujitsun Employee Experience -palvelun avulla. "Yhteisöllinen oppiminen ja vertaistuki ovat olleet avaintekijöitä tekoälyn onnistuneessa pilotoinnissa", toteaa Service Manager Kristiina Lundell Orionista.

Kevään 2024 aikana Orionilla oli alkamassa pari kuukautta kestävä, intensiivinen pilotointijakso vähän yli 200 hengelle, joten oli tärkeää päästä pilottiryhmän kanssa nopeasti alkuun.  

Kahdessa Digivartissa käytiin läpi keskeisimmät Copilot for Microsoft 365 -lisenssin toiminnallisuudet. Aitojen käyttötapausten avulla käyttäjät pääsivät helposti alkuun Copilotin käytössä.  

Digivartit ovat yksi Fujitsun suosituimmista Employee Experience -palveluista. Asiantuntijoiden kiireisessä arjessa on vaikea löytää aikaa pitkiin perehdytyksiin. Digivartti sisältää tiiviin tietoiskun palvelun sisällöstä ja sen jälkeen seuraa vielä toinen vartti keskustelulle ja kysymyksille. Sessioista otetaan aina myös aina tallenteet, jotta niihin on helppo palata jälkikäteen.

Promptausta tositilanteessa

Pelkästään kuuntelemalla ja katsomalla ei vielä voi oppia uuden työkalun toimintaa ja siirtää sitä osaksi työnteon arkea. Digivarteista saatujen pohjatietojen tueksi Orionin pilotoijaryhmä osallistui käytännönläheisiin työpajoihin. Niissä esiteltiin vinkkejä hyvän promptin eli kehotteen muodostamiseen, minkä jälkeen ryhmä harjoitteli promptaamista tosielämän käyttötapauksilla. Lisäksi etsittiin kunkin omaan rooliin sopivia Copilotin mahdollisia käyttökohteita.

Yhteisöllisen oppimisen ja vertaistuen merkitys korostuvat

Vertaisoppiminen on tutkitusti tehokas tapa tiedon jakamiseen, syvälliseen ymmärrykseen ja opitun soveltamiseen.  Employee Experience -palvelussa vertaisoppimista hyödynnetään  Champion- eli edelläkävijäverkoston avulla.

Orionin Copilotin käyttöönotto sai tuekseen Champion-verkoston, joka muodostui edustavasta otoksesta pilotoijia eri osastoilta. Verkoston jäsenet ovat tyypillisesti erityisen innokkaita kokeilemaan uusia teknologioita ja jakamaan kokemuksiaan. Käyttöönottoprojekteissa ”Chämppärit” tarjoavat vertaistukea ja ohjausta. Verkoston toimintaperiaate perustuu työntekijöiden välisiin suhteisiin ja luottamukseen, mikä on omiaan madaltamaan uuden teknologian käyttökynnystä.  

”Chämppärit” kokoontuivat pilottijakson aikana neljä kertaa Fujitsun asiantuntijan johdolla. Tapaamisissa he saivat lisäkoulutusta ja tukea Copilot for M365:n käyttöön. Lisäksi heitä ohjeistettiin jakamaan tapaamisista saamaansa tietoa eteenpäin muille pilotoijille.

"Champion-verkoston avulla olemme voineet jakaa parhaita käytäntöjä ja tukea toisiamme uuden teknologian omaksumisessa. Jatkamme tätä edelleen. Lisäksi pilotoijien yhteisellä Teams-kanavalla voi keskustella avoimesti vastaan tulleista haasteista, esittää kysymyksiä ja saada apua sekä jakaa vinkkejä ja onnistumisen kokemuksia",  Kristiina Lundell kuvailee.

Copilot säästää aikaa 2–4 tuntia viikossa

Tekoäly auttaa kirjoittamaan, editoimaan ja tiivistämään tekstejä, tekemään muistiinpanoja, luomaan esityksiä, suunnittelemaan projekteja, etsimään tietoa, kääntämään kieliä ja paljon muuta.

Orionilta tulleessa käyttäjäpalautteessa nousi esiin innostus Copilotin kykyyn luoda uutta tekstiä sekä tarjota apua kirjoittamisen aloittamisen haasteissa. Työtä tehostivat erityisesti valmiiden tekstien oikoluku sekä pitkien dokumenttien ja Teams-keskustelujen tiivistys sekä kokousmuistiinpanot. Suurin osa vastaajista arvioi Copilotin avulla säästävänsä aikaa noin 2–4 tuntia viikossa.

Fujitsun asiantuntijoiden johdolla analysoitiin myös Microsoft 365 admin centeristä saatavaa dataa. Saadut tiedot tukivat kokemustietoa, sillä ne paljastivat, että pilottijaksona aikana Copilotia käytettiin aktiivisimmin Copilot Chatin lisäksi Wordissa ja Teamsissa.

”Aika näyttää, miten paljon hyötyä voimme saada Copilotista. Mitä enemmän kokemusta saat Copilotista, sitä enemmän se auttaa sinua päivittäisessä työssäsi. Näyttää myös, että Microsoft kehittää työkalua koko ajan”, pohtii yksi Orionin käyttäjistä.

Sitä mukaa kun Copilot kehittyy, myös saadut hyödyt todennäköisesti kasvavat. Pilottijakson aikana Copilot ei esimerkiksi vielä tukenut suomen kieltä. Palautteiden perusteella uskottiin, että suomen kielen tuki voisi lisätä käyttöä huomattavasti.

Copilotin käyttöönotto laajenee edelleen

Uuden tekoälysovelluksen sulauttaminen jokapäiväiseen käyttöön vaatii pitkäaikaista sitoutumista. Orionilla päätettiin uusia pilottiryhmän lisenssit, hankkia niitä kourallinen lisää ja jatkaa tuotteen testausta laajemman käyttäjäkunnan kanssa.

Myönteisten kokemusten jälkeen Orion tilasi ensimmäiselle pilottiryhmälle järjestetyt koulutukset ja työpajan myös uusille käyttäjille. Lisäksi päätettiin, että Champion-verkoston toiminta jatkuu kuukausittaisilla tapaamisilla.

Teksti: Siiri Lohi, Employee Experience Consultant, Fujitsu
Kuva: Orion/Mathias Foster

Lisätietoa Orionista: www.orion.fi

Lue lisää:  AI-teknologioista tukea tulevaisuuden liiketoiminnalle