Työnteon mallit muuttuvat – tiedonhallinta nousee keskiöön

Työnteon mallit ovat muuttuneet. Yhä useammin työntekijät tekevät töitä muualta kuin toimistolta, ja etätyö on muodostunut uudeksi normaaliksi suurelle osalle työssäkäyvistä. Maailman murroksessa tiedonhallinnan rooli on äärimmäisen tärkeä ja koko ajan kasvava. Moderni tiedonhallintaratkaisu tarjoaa myös etätyöläisille mahdollisuuden osallistua täysipainoisesti asioiden käsittelyyn ja päätöksentekoon – olla tuottava.

Muuttuvassa toimintakentässä sekä yritysten että julkisten organisaatioiden päätöksenteko tarvitsee tuekseen entistä tehokkaampaa ja luotettavampaa tietotekniikkaa. Tiedonhallinnan ratkaisut nousevat keskiöön, kun tietoa syntyy jatkuvasti ja sitä pitää pystyä käsittelemään, jakamaan sekä tallentamaan turvallisesti. Parhaimmillaan tiedonhallintaratkaisut myös voitelevat koko yhteiskunnan rattaita, helpottavat kansalaisten arkea ja tuovat saataville uusia palveluja.

Osana etätyötä, organisaatioiden pitää varmistaa tietoturvallinen ja organisaatioiden tiedonhallintakäytäntöjen mukainen tietojen käsittely, aina tiedon syntymisestä sen muokkaamiseen ja edelleen arkistoitavan tiedon säilyttämiseen.

Tiedonhallinnan jatkuvia haasteita ovat tiedon valtava ja jatkuvasti kasvava määrä, tiedon saatavuus, käyttöoikeuksien määrittely, tiedon omistajuus sekä tiedon hyödyntäminen oikealla tavalla. Voinko luottaa tietoon, jonka pohjalta teen päätöksiä? Voiko jaettavaa tietoa käyttää väärin?

Modernit pikaviestimet ja työryhmäsovellukset ovat erittäin käyttäjälähtöisesti suunniteltuja, joten niiden käyttö on helppoa ja intuitiivista. Suunnittelussa ei kuitenkaan ole otettu huomioon organisaation tiedonhallintaa tai tiedon säilyttämistä, vaan useimmiten tavoitteena on ollut helppo tiedon jakaminen.

Tiedon kerääminen, tietojen yhdistäminen, saatavuus ja käyttötapojen kehittäminen muodostavat jatkuvan prosessin. Erityisesti tietojen yhdistäminen eli integrointi on haaste, sillä päätöksentekoa tukevan, jalostetun tiedon pitää olla helposti saatavissa kaikille tarvitsijoille. Lisähaasteen tietojen yhdistämiselle tuovat tietosuojaan liittyvät määräykset, joita henkilötietojen käsittelyssä ja käytössä on noudatettava.

Laadukasta tietoa

Organisaation toimintaan liittyvän tiedon pitää olla helposti saatavaa sekä lisäksi ehyttä ja luotettavaa. Tiedon hyvä käytettävyys edellyttää kaikkien kolmen tekijän täyttymistä.

Henkilötietojen keräämistä, käyttöä ja säilytystä ohjataan tiukasti lainsäädännöllä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, tuli voimaan keväällä 2018. Uuden sääntelyn myötä henkilötietoja on käsiteltävä entistä huolellisemmin ja niiden käsittelystä on myös informoitava selkeästi. Kattavan ja reaaliaikaisen tiedonsaannin haaste on jatkuva tasapainoilu käytettävyyden ja tietoturvan välillä.  

Tiedon keräämisessä määrä ja laatu eivät sellaisenaan ole ratkaisevia, vaan tietoa pitää osata analysoida, jalostaa, luokitella ja sen jälkeen hyödyntää. Lisäksi olisi syytä miettiä ennakoivia toimenpide-ehdotuksia ja akuuteissa tilanteissa on pystyttävä reagoimaan välittömästi.

Ennakointia voidaan tehostaa hyödyntämällä tekoälyä osana tiedonhallintaprosessia. Tietoja voidaan tulkita aikaisemmista asiasisällöistä ja samalla tuottaa pohjatietoa kertyvälle uudelle tiedolle.

Tavoitteena on, että tieto syötetään kerran ja sitä käytetään uudelleen tehokkaasti ja paikkariippumattomasti. Asiakirjakeskeisyys vähenee ja dokumentti tai asiakirja käsitteinä laajenevat. Jatkossa perinteisten toimistotyökaluilla tuotettujen asiakirjojen lisäksi asiakirja voi muodostua automaattisesti tallennetun tiedon perusteella. Asiakirjoja syntyy myös esimerkiksi sähköisen keskustelun tai videoinnin tuloksena. Jotkut organisaatiot ovat alkaneet tulkita asiakirjoiksi sosiaalisen median kanavia, kuten Twitteriä ja Facebookia.

Päätöksenteko etänä

Vuosi 2020 saattaa jäädä historiaan todellisen digiloikan vuotena. Maailmanlaajuinen pandemia on pakottanut organisaatiot sekä yksityisellä että julkisella sektorilla etätyöskentelyyn. Moni organisaatio on jo ilmoittanut, että etätyö on jatkossa pysyvä toimintamalli.

Etätyö on tuonut esille useita haasteita erityisesti päätöksentekoon. Kuntien johtamisessa on jouduttu tekemään muutoksia lainsäädäntöön, jotta valtuustojen ja hallitusten etäkokoukset olisivat laillisia. Pörssiyritysten yhtiökokoukset on toteutettu erityisjärjestelyin.

Suurin haaste ei ole järjestelmissä vaan toiminnan muutoksessa. Esimerkiksi Fujitsu CaseM-tiedonhallintapalvelu tukee etätyötä ja -kokouksia hyvin, etenkin kun se on yhdistetty viestintäratkaisuun, vaikkapa Microsoft Teamsiin. CaseM:n avulla onnistuvat muun muassa kokousten järjestäminen etänä, äänestysprosessit sekä sähköinen asiointi, arkistointi ja allekirjoittaminen. CaseM on laajassa käytössä jo useissa kymmenissä suomalaisissa kunnissa, valtionhallinnossa sekä yrityssektorilla.

Fujitsu CaseM:n asian- ja asiakirjanhallintaratkaisun taustalla on OpenTextin Content Server -sisällönhallintatuote, joka on maailmalla laajassa käytössä oleva johtava sisällönhallinta-alusta. OpenText-alusta on kehittyvä, vakaa ja tietoturvallinen ratkaisu, jonka päälle on mahdollista rakentaa pitkälle tulevaisuuteen kantavia tiedonhallintapalveluja.

OpenTextiä hyödynnetään esimerkiksi NATOn päämajassa Brysselissä. Catherine Gerth (Acting Director, ICT Management) kertoi OpenText World 2020 -tapahtumassa, että Open Text Documentum on sotilasliiton henkilöstön pääasiallinen työväline, jota käytetään asianhallinnassa ja arkistoinnissa. Hänen mukaansa se on mainio esimerkki tiedon hyödyntämisestä Covid19-tilanteessa, sillä järjestelmän avulla on pystytty helposti löytämään vanhoja suunnitelmia ja toimintaohjeita pandemian varalle.

Kohti turvallista ja ihmiskeskeistä yhteiskuntaa

Digitalisoituva maailma pakottaa niin ihmiset kuin organisaatiotkin sopeutumaan yhä uusiin haasteisiin. Eivätkä haasteet liity pelkästään pärjäämiseen, vaan kyse on toiminnan uudistamisesta kohti tulevaisuuden vaatimuksia. Keskellä epävarmuuden aikaa kaikki organisaatiot etsivät ja osin arpovatkin luotettavia reittejä eteenpäin.

Fujitsun toiminnan ytimessä on ihmiskeskeinen visio, joka vastaa näihin huolenaiheisiin. Meillä on myös näyttöä siitä, miten luottamus teknologiaan voi kasvaa, kun uusia ratkaisuja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. On tärkeää huolehtia uusien tiedonhallinnan ratkaisujen turvallisuudesta, läpinäkyvyydestä, tehokkuudesta, jäljitettävyydestä ja vastuullisuudesta. Meille on tärkeää, että nämä kaikki oikeasti otetaan huomioon nykymaailmassa.