Robotiikka tukee Kotikadun vahvaa kasvua

Kiinteistöpalveluyrityksen työkalupakkiin kuuluvat perinteisesti lapiot, kaivinkoneet, harjat, ruohonleikkurit ja ruuvimeisselit. Nykyään mukana ovat vahvasti myös kännykät, tietokoneet ja uusimpana tulokkaana robotit. Suomen suurin kiinteistöpalveluyritys, Kotikatu, hoitaa toistuvat ja aikaa vievät hallinnon rutiinitehtävät RPA-ratkaisulla eli ohjelmistorobotiikan avulla.

Kotikadun koko kaksinkertaistui maaliskuussa 2020, kun sijoitusyhtiö Norvestor osti sen. Nopean kasvun vuoksi Kotikatu kaipasi tukea asiakaspalvelunsa prosesseihin.

"Liiketoiminnan raju kasvuvauhti pakotti meidät uudistamaan prosessejamme", Kotikadun IT-projektipäällikkö Minna Honkanen kertoo. "Halusimme ehdottomasti säilyttää asiakaspalvelun erinomaisella tasolla, mutta silti emme halunneet kasvattaa hallinnollisen tukihenkilöstön määrää.”

Ratkaisuksi löytyi robotti, joka hoitaa sujuvasti ja luotettavasti toistuvat ja aikaa vievät rutiinitehtävät. Kotikadun talousosasto otti ensimmäiset askeleet kohti RPA:ta (Robotic Process Automation) UiPath-ohjelmistolla, joka pyöri yksittäisessä tietokoneessa. Kun vaatimukset nousivat ja RPA-ratkaisua haluttiin viedä ammattimaisempaan suuntaan, tarvittiin lisää resursseja tuotantoympäristöön.

Kun uusi tietohallintojohtaja Juha Allonen tuli Kotikadun palvelukseen, hän ryhtyi edistämään automaatiota. Tarjouskilpailun jälkeen päätettiin, että Fujitsun RPA-osaaminen ja ratkaisut sopivat parhaiten Kotikadun tarpeisiin.

Robotti asettui pilveen

Fujitsu siirsi yhden olemassa olevista roboteista Kodikadun Azure-pilviympäristöön. Ratkaisu tukee konsernin Cloud First- ja SaaS-käytäntöjä ja toi robotin samaan ympäristöön kohdesovellusten kanssa. Yhteistyössä Kotikadun kumppanin kanssa Fujitsu siirsi olemassa olevat automaatiotoiminnot samaan ympäristöön ja on sittemmin lisännyt mukaan myös toisen robotin.

Automatisoinnin piirissä on jo kymmenen prosessia. Ensimmäinen niistä oli asiakaskiinteistöjen mittarilukemien siirto Kotikadun toiminnanohjauksen ja asiakkaiden järjestelmien välillä. Seuraavaksi automatisoitiin ostolaskujen, palkanlaskennan, asiakastietojen ja laskutuksen toimintoja. Kun Kotikadun asiakas kirjaa huoltopyynnön ulkoiseen järjestelmään, robotti siirtää sen Kotikadun sisäiseen järjestelmään käsiteltäväksi. Automatisointia on tarkoitus laajentaa edelleen yrityksen sisällä.

RPA-ympäristön rakentamisen jälkeen Fujitsu vastaa siitä, että robotit toimivat tehokkaasti. Robotit on liitetty Fujitsun orkesterointipalveluun, ja sen kautta asiakas saa hyvän näkyvyyden robottiensa toimintaan. Kotikadun käytössä on Frends-integraatioalusta, joka syöttää tietoja orkestrointialustalle.

"Pidemmmät työprosessimme kestävät noin kaksi tuntia. Lyhyet prosessit alkavat tarvittaessa ja ne sammutetaan, kun niitä ei tarvita", Minna Honkanen kertoo. "Käytämme Frends-integraatioalustaa, jonka kautta tehtävät tuodaan robottijonoihin ja robotit alkavat toimia vain, kun jonossa on tehtäviä.”

”Fujitsun orkestrointipalvelu on aivan mahtava. Voin milloin vain tarkistaa nettisivulta, kuinka automatisoidut prosessimme sujuvat ja selvittää mahdolliset virheilmoitukset. Voin ajastaa prosessit ja nähdä palvelussa olevien prosessien asetusarvot ja pääsytiedot."

Kotikatu pystyy seuraamaan RPA-prosessejaan reaaliajassa, ja pilviympäristön ylläpito ja valvonta ovat jatkuvassa palvelussa.  Myös rahallisia säästöjä on kertynyt, sillä tukihenkilöstön määrä on pysynyt samana, vaikka yrityksen koko on kaksinkertaistunut.

"Fujitsu on erittäin ammattitaitoinen kumppani ja saamme heidän asiantuntijoiltaan sellaista osaamista, jota meillä ei ole itsellämme", Minna Honkanen toteaa.

Kuva: Kotikadun kuvapankki / Lassi Kaaria