Pieni selviytymisopas auditointeihin

ISO-sertifioituja organisaatioita auditoidaan säännöllisesti, yleensä vähintään vuosittain. Vähänkin isommissa organisaatioissa erilaisia auditointeja voi olla vuodessa useita. Sisäiset ja ulkoiset auditoinnit ovat osa ISO-järjestelmää, ja parhaimmillaan auditoinnin kohteena oleva organisaatio oppii niistä jotakin uutta.

Joskus auditoinnit aiheuttavat huolta ja ihan turhaakin murehtimista. Tämä on pieni opas sinulle, joka pääset osallistumaan auditointiin, ja epäilet selviytymistaitojasi. Ja vähän myös sinulle, joka järjestät auditointeja ja mietit, miten voisit hälventää osallistujien huolia. Tämä opas keskittyy laatuauditointeihin, mutta samat asiat pätevät pitkälti kaikkiin auditointeihin.

Onko auditointiin pakko osallistua?

Yleensä on. Auditoinnit ovat osa ISO-sertifiointia, ja sertifiointi vaatii, että organisaatio järjestää sisäisiä ja ulkoisia auditointeja. Organisaatio päättää itse mitkä osat toiminnastaan se haluaa sertifioida. Näistä toiminnan osista tarvitaan ihmisiä auditointeihin. Jos et itse pääse paikalle, kuka voisi tuurata sinua?

Miksi juuri minut on kutsuttu auditointiin, olenko tehnyt jotain väärin?

Et ole tehnyt mitään väärää, eikä auditointi ole kuulustelu. Se on keskustelu, jossa pääset kertomaan auditoijalle, miten toteutat asioita omassa työssäsi. Auditointi ei koskaan kohdistu henkilöön itseensä vaan organisaatioon. Sinut on kutsuttu mukaan organisaatiosi jonkin osa-alueen edustajana.

Meillä on paljon kehitystyötä kesken emmekä millään ehdi saada kaikkea valmiiksi ennen auditointia…

Se ei haittaa mitään. Auditoija haluaa sekä kuulla että nähdä miten asiat ovat todellisuudessa. Hän ei oleta, että kaikki olisi kaiken aikaan täydellistä. Jatkuva parantaminen on osa laatuajattelua, ja on pelkästään hyvä, että siitäkin voidaan kertoa ja näyttää esimerkkejä.

Minä vastaan vain alueesta x, en osaa vastata kaikkeen! Olenkohan kuitenkaan oikea henkilö?

Kenenkään ei tarvitse tietää kaikesta kaikkea. Sinä tiedät parhaiten, miten teet oman työsi, ja se riittää. Jos auditoija kysyy jotakin, mikä ei kuulu toimenkuvaasi, sano hänelle siitä ja kerro mitä kaikkea toimenkuvasi sisältää.

Ei meitä ole koskaan aiemminkaan auditoitu

Hienoa. Auditoinnit kohdistuvat eri kerroilla eri puolille organisaatiota, kiva saada teidät mukaan. Nyt teillä on upea tilaisuus kertoa auditoijalle, kuinka toimitte. Parhaassa tapauksessa voitte oppia jotakin uutta tai saada hyviä vinkkejä jatkoa varten.

Vastahan meitä auditoitiin. Olemme jo osallistuneet toisen standardin mukaiseen ja/tai asiakkaan auditointiin, miksi näitä tehdään näin paljon?

Näinkin voi joskus käydä. Jokaisella auditoinnilla on kuitenkin paikkansa. Auditoija päättää kullakin kerralla mitä hänen tarvitsee auditoida saadakseen riittävä kuvan organisaation toiminnasta. Jos olet usein auditoinnin kohteena, se voi tarkoittaa, että työsi on organisaation kannalta ratkaisevan tärkeää – ole siis ylpeä siitä.

Ei me ehditä osallistua, meillä on liian kiire

Tulosten tekeminen on toki organisaation olemassaolon kannalta tärkeintä. Organisaatiosi on kuitenkin sitoutunut ylläpitämään sertifiointiaan, ja siihen kuuluu auditointeihin osallistuminen. Jos aikaa ei tahdo riittää, keskustelkaa siitä, kuinka tärkeää sertifioinnin säilyttäminen on, ja kenen vastuulla on varmistaa, että myös siihen löytyy resursseja. Vaadittuja auditointeja ei voi jättää tekemättä menettämättä sertifiointia.

Meidän työ ei oikein sovi auditoitavaksi, koska…

Koskettaako kyseinen sertifikaatti myös sinun tiimiäsi tai osastoasi? Silloin teidän työnne on katsottu kuuluvaksi auditointien piiriin. Organisaatio päättää itse mitkä osat toiminnastaan se haluaa sertifioida ja voitte toki sisäisesti keskustella, onko sinun tiimisi tai organisaatiosi sertifioituminen tarpeen.

Meillä on kyllä ollut moni asia viime aikoina vähän retuperällä, nyt ei ole oikein hyvä hetki osallistua auditointiin…

Hankalat ajat ovat osa työelämää, eikä niitä tarvitse säikähtää. Auditoija ei oleta, että tanssisitte kaiken aikaa ruusuilla. Jos jokin ei ole mennyt suunnitelmien mukaan, hän haluaa tietää, miten asioita on lähdetty korjaamaan. Se, että tunnistatte ongelmat ja tiedätte, miten ryhdytte niitä ratkomaan, osoittaa laatuajattelua käytännössä.

Voinko saada kysymyslistan etukäteen, jotta osaan vastata varmasti oikein?

Et voi. Auditoija ei lähetä kysymyslistaa etukäteen, koska hän haluaa sekä kuulla että nähdä miten asioita tehdään käytännössä. Useimmat auditoijat käyvät haastateltavien kanssa keskustelua, jolloin tarkkojen kysymyslistojen seuraaminen olisi turhaa ja hankalaa. Auditoijan ammattitaitoon kuuluu löytää tapoja kysyä standardin vaatimia asioita ymmärrettävällä tavalla.

En vastaa lainkaan, ehkä asia poistuu päiväjärjestyksestä itsekseen.

Tarve auditoida ei katoa toivomalla. Auditoinnit ovat osa laatu- eli johtamisjärjestelmää ja ne ovat keino säilyttää sertifiointi, joten niihin osallistuminen on välttämätöntä. Jos pyydettyjä haastatteluita ei saada järjestymään, voi koko organisaation sertifiointi olla vaarassa. Parempi lähestymistapa on kysyä mieltä askarruttavia asioita ja varmistaa, että saatte oikeat henkilöt paikalle vastaamaan auditoijan kysymyksiin.

Miten voisin valmistautua auditointiin?

Auditointiin ei tarvita pitkiä esityksiä tai muuta erikseen valmisteltavaa materiaalia. Auditoija haluaa sekä kuulla että nähdä miten asioita tehdään tavallisessa arjessa. Varmista, että tiedät mistä löydät laatupolitiikkanne, ja että pystyt kuvaamaan omaa työtäsi koskevat prosessit. Pidä tärkeimmät tallenteet helposti saatavilla, niin haastattelu sujuu mutkattomasti. Tallenteita voivat olla erilaiset dokumentit, työkalut, sivustot ja muu materiaali mistä voit näyttää esimerkkejä niistä asioista joista kerrot.

Entä jos auditointi menee pieleen?

Pidetty auditointi on onnistunut auditointi, joten siinä mielessä auditointi menee harvoin pieleen. Useimpiin asioihin ei ole oikeita tai vääriä vastauksia, vaan auditoinnin tarkoitus on löytää organisaation omat tavat toimia ja saada niistä palautetta. Joskus sattuu äkillisiä sairastumisia tai muita esteitä, joita ei pystytä paikkaamaan. Jos auditoijalta jää saamatta jotakin olennaista tietoa esimerkiksi sen vuoksi, että suunniteltuja haastatteluita ei ole voitu pitää, hän sopii teidän kanssanne, mitä lisänäyttöjä tarvitaan ja millä tavoin ne toimitetaan hänelle.

Auditoija antoi poikkeaman, saanko nyt potkut?

Et saa. Auditointi kohdistuu aina organisaatioon, ei yksittäiseen henkilöön. Auditoijan tehtäviin kuuluu etsiä sekä hyviä käytäntöjä että parannuskohteita. Jos auditoinnissa löytyy jotakin korjattavaa, se koskee organisaation toimintatapoja, ei yksittäistä henkilöä. Mahdollisen poikkeaman sattuessa kohdalle näytöt sen korjaamisesta toimitetaan auditoijalle sovitussa aikataulussa jälkikäteen. Näin te osoitatte, että olette korjanneet puutteen.

Toivon että tästä pienestä oppaasta on apua ja toivotan riemukkaita (paniikittomia) auditointeja vuoteen 2021!